Ako vytvoriť prepojenie na SharePoint

Prehľad prepojení SharePoint

Zdieľaj pointu je skvelá platforma pre prácu. Má špeciálnu vlastnosť: odkazy ! Pomocou nich sa môžu používatelia rýchlo dostať k svojim súborom a stránkam.

Môžete vytvoriť prepojenie s typom obsahu „Odkaz na dokument“. Alebo môžete vytvoriť skratku pre dokumenty a použiť ju ako prepojenie. Môžete sa tiež pokúsiť prispôsobiť hypertextové prepojenia SharePoint tak, aby boli užívateľsky prívetivé s názvami. Alebo použite typy polí URL na pridanie hypertextových odkazov počas úprav v zoznamoch alebo knižniciach. Navyše môžete zakázať zdieľanie hypertextových odkazov mimo organizácie. s nastavením adresy URL nižšie.

Pri vytváraní odkazov je potrebné pamätať na niektoré podrobnosti:

• Skontrolujte povolenia na priečinky a stránky.
• Pri zdieľaní buďte opatrní citlivé informácie cez odkaz.
• Ak si nie ste istí prepojením niečoho, opýtajte sa IT alebo odborníkov.

Postupujte podľa týchto tipov a jednoducho vytvorte prepojenia v SharePointe. Po vytvorení vždy svoje odkazy otestujte. Bavte sa pri prepájaní!

Vytvorenie prepojenia na SharePoint

Ak chcete vytvoriť prepojenie na SharePoint, musíte prejsť na lokalitu SharePoint a vybrať dokument alebo položku, ktorú chcete zdieľať. Potom jednoducho kliknite na Kopírovať odkaz a vygenerujte odkaz na zdieľanie. Táto časť o vytvorení prepojenia na SharePoint sa bude zaoberať tým, ako robiť tieto veci a ďalšie, ktoré vám pomôžu efektívne zdieľať dôležité dokumenty a informácie s vaším tímom.

Prístup k lokalite SharePoint

1. Otvorte a webový prehliadač
2. Prejdite na Prihlasovacia stránka Office 365
3. Zadajte svoje email a heslo
4. Nájdite aplikácia SharePoint na hlavnom paneli/domovskej stránke kliknutím spustíte.
5. Na domovskej stránke sa zoznámte s používateľské rozhranie a možnosti spolupráce .
6. Ak ste nový, venujte tomu trochu času preskúmať a pochopiť, ako to funguje .

Vytváranie odkazov v SharePointe je tiež jednoduché: nájdite dokument/súbor, ktorý chcete zdieľať, kliknite na „Kopírovať odkaz“ v kontextovej ponuke alebo na „Získať odkaz“.
Vyberte jeden zo štyroch dostupné odkazy na základe úrovne prístupu (Zobraziť/Upraviť), možností zabezpečenia (Ktokoľvek/Konkrétni ľudia) a dátumu vypršania platnosti .

Povoliť upozornenia aby boli používatelia informovaní o zmenách vykonaných v súboroch/dokumentoch. Len niekoľkými kliknutiami môže váš tím bezproblémovo spolupracovať bez akýchkoľvek problémov so správou verzií.

Prístup k SharePointu nemusí byť komplikovaný, stačí postupovať podľa krokov v tejto príručke a využívať jeho funkcie naplno. Výber nikdy nebol jednoduchší!

Výber dokumentu alebo položky

Pri výbere dokumentu alebo položky na prepojenie so SharePointom je potrebné vziať do úvahy kľúčové faktory relevantnosť, účel a dostupnosť . Identifikujte kľúčové slová, koncepty a celkový cieľ, aby ste sa mohli informovane rozhodnúť. To pridá hodnotu vášho obsahu a zlepší dojem čitateľov.

karanténa úradu 365

Rozhodnite sa pre základnejší formát, napr PDF alebo Word namiesto zložitých interaktívnych tabuliek. Použite vlastné metadáta alebo značky organizovať a kategorizovať obsah. Vytvorte súvisiace dokumenty, ktoré poskytnú kontext a základné informácie. Premyslený výber vytvára odkazy na SharePoint efektívne a užívateľsky prívetivé .

Kliknutím na Kopírovať odkaz

Potrebujete zdieľať súbor SharePointu? Kliknutie Skopírovať odkaz je jednoduchý spôsob, ako niekomu poskytnúť prístup. Tu je postup:

1. Prejdite na súbor v SharePointe.
2. Kliknite na tri bodky (...) vedľa názvu súboru.
3. Vyberte Skopírovať odkaz z rozbaľovacej ponuky.

Týmto spôsobom môžete skopírovať odkaz a dať ho komukoľvek, kto ho potrebuje. Nezabudnite: ktokoľvek s odkazom môže súbor zobraziť alebo upraviť (v závislosti od úrovne povolenia). Nechajte ho teda mať iba oprávnené osoby.

Zábavný fakt: Kopírovať odkaz bol prvýkrát predstavený v SharePointe 2016. Takáto malá funkcia, ktorá však ľuďom na celom svete výrazne uľahčila zdieľanie súborov. Zdieľanie je starostlivé – pokiaľ nejde o prepojenie na SharePoint, musí zostať bezpečné!

Zdieľanie prepojenia SharePoint

Ak chcete efektívne zdieľať odkaz na SharePoint, musíte zvážiť dve veci – príslušné povolenia a spôsob zdieľania. Aby ste to urobili efektívne, skontrolujte potrebné povolenia, ktoré chcete dať svojmu kolegovi. Potom môžete odkaz zdieľať prostredníctvom e-mailu alebo textovej správy.

Výber vhodných povolení

Pri zdieľaní prepojenia na SharePoint sú nevyhnutné správne povolenia. Rozhodujú o tom, kto môže pristupovať k obsahu a upravovať ho. Uistite sa, že udeľujete správne povolenia, aby ste sa vyhli akémukoľvek neoprávnenému prístupu.

Vedieť tri typy povolení v SharePointe: úrovne povolení, skupinové povolenia a používateľské povolenia .

• Úrovne povolení sú sady oprávnení, ktoré určujú akcie ako čítanie, zápis alebo vymazanie.
• Skupinové povolenia sa poskytujú skupine ľudí s podobnými potrebami prístupu.
• Používateľské oprávnenia sa poskytujú jednotlivým používateľom.

Správne pridelenie povolenia zaručí vášmu tímu súkromie a zároveň zabezpečí úspech. Zvážte udelenie obmedzeného alebo obmedzeného povolenia pre externých spolupracovníkov, ktorí nevyžadujú úplný prístup.

TechTarget hovorí, Povolenia sú založené na členstve príkazcu v bezpečnostnej skupine . Je nevyhnutné kategorizovať a spravovať členstvo používateľov v bezpečnostných skupinách pre jednoduchšie sledovanie a audit.

Odkazy na SharePoint uľahčujú zdieľanie. Bez náležitej pozornosti na povolenia to však môže spôsobiť porušenie údajov s vážnymi následkami. Vyberte si ten správny s ohľadom na potreby vášho projektu.

Odoslanie odkazu prostredníctvom e-mailu alebo SMS

Zdieľajte odkaz na SharePoint so spolupracovníkmi prostredníctvom e-mailu alebo SMS! Stačí skopírovať zo SharePointu a vložiť do správy. Pridajte správu, ktorá poskytne kontext odkazu.

Pred zdieľaním skontrolujte, či má každý prístup alebo či mu nie je potrebné udeliť prístup .

Bezpečnosť je kritická, keď sú informácie na lokalite SharePoint citlivé alebo dôverné . Ochrana heslom odkaz alebo použite službu šifrovaných správ.

Tip pre profesionálov: Pri odosielaní odkazu na SharePoint v e-maile použite namiesto dlhej adresy URL vlastný text hypertextového prepojenia. Prehľadnejšie a pre príjemcov ľahšie pochopiteľné, na čo klikajú.

Úprava alebo odstránenie prepojenia na SharePoint

Ak chcete upraviť alebo odstrániť prepojenie na SharePoint, prejdite na možnosť Spravovať prepojenia. To vám poskytne možnosť aktualizovať alebo odstrániť odkaz podľa potreby. Tým, že viete, ako vykonávať tieto jednoduché úlohy, môžete udržiavať odkazy na SharePoint organizované a aktuálne pomocou niekoľkých kliknutí.

Prístup k možnosti Spravovať odkazy

Ak chcete spravovať prepojenia na SharePoint, prejdite na možnosť Spravovať prepojenia . Nasleduj tieto kroky:

1. Prejdite na stránku s odkazom
2. Umiestnite kurzor myši a kliknite na zobrazené tri bodky
3. Potom vyberte Upraviť prepojenie alebo Odstrániť prepojenie

Pamätajte, že z bezpečnostných dôvodov môžu odkazy na SharePoint upravovať alebo odstraňovať iba používatelia so správnymi povoleniami .

SharePoint 2010 je tam, kde to všetko začalo! Funkcia Manage Links bola vytvorená s cieľom zjednodušiť údržbu webových stránok pre každého. Je to nevyhnutnosť na aktualizáciu a udržiavanie čerstvého obsahu. Aktualizácia alebo odstránenie prepojenia na SharePoint je teraz jednoduché a bez stresu !

Aktualizácia alebo vymazanie odkazu

Aktualizujete alebo odstránite prepojenie na SharePoint? Super jednoduché! Len postupujte podľa týchto 6 krokov :

1. Prihláste sa na svoju stránku a prejdite na stránku.
2. Umiestnite kurzor myši na odkaz a otvorte ikonu úprav.
3. Aktualizujte webovú adresu alebo popis alebo vyberte možnosť „Odstrániť odkaz“ a odstráňte ju.
4. Kliknite na „OK“ na uloženie alebo na „Zrušiť“ na prerušenie.
5. Obnovením stránky potvrďte, že odkaz bol aktualizovaný/odstránený.
6. Opakujte pre ďalšie odkazy, ktoré si vyžadujú aktualizáciu/odstránenie.

Je dôležité si zapamätať, že odstránením odkazu sa neodstránia žiadne pripojené súbory/dokumenty; prijať ďalšie opatrenia podľa potreby.

Navyše ponúka SharePoint sledovanie histórie verzií pre každý odkaz takže používatelia sa môžu podľa potreby vrátiť ku konkrétnym verziám.

SharePoint prvýkrát vyšiel v roku 2001 ako súčasť balíka Microsoft Office, ale teraz je to samostatný produkt, ktorý používajú organizácie na celom svete. Usporiadajte svoje odkazy na SharePoint prehľadne pomocou štítkov a bez voľných koncov!

zakázať inteligentnú obrazovku systému Windows 10

Osvedčené postupy pre SharePoint Links

Ak chcete zabezpečiť úspech svojich odkazov na SharePoint, použite tieto osvedčené postupy. Pomocou popisných názvov odkazov, pravidelnej kontroly a odstraňovania odkazov a udržiavania príslušných povolení môžete optimalizovať funkčnosť svojich odkazov.

Použitie popisných názvov odkazov

Pre efektívnu komunikáciu na SharePointe popisné názvy odkazov sú nevyhnutnosťou . Vyhnite sa frázam ako kliknite sem a používajte štítky, ktoré jasne popisujú obsah stránky. Popisné názvy odkazov pomáhajú používateľom jednoducho sa orientovať na vašich stránkach a uľahčite vyhľadávacím nástrojom čítanie vášho obsahu.

Pri písaní názvov odkazov sa zamerajte na obsah stránky. Namiesto Kliknutím sem získate informácie o našich službách , použite Preskúmajte náš komplexný zoznam služieb . Udržujte štítky stručné, užívateľsky prívetivé a bez žargónu.

Uistite sa, že názvy odkazov presne zodpovedajú prepojenému obsahu . Ak používatelia kliknú na odkaz s nesprávnymi informáciami, ovplyvní to ich dojem z vášho webu. Pred zverejnením akýchkoľvek odkazov ešte raz skontrolujte, či označenie zodpovedá obsahu stránky.

Popisné názvy odkazov na SharePointe zlepšujú používateľskú skúsenosť a prinášajú výhody SEO. Udržujte štítky presné, stručné a zamerané na obsah stránky . Týmto spôsobom vytvoríte ľahko navigovateľnú platformu pre návštevníkov.

Pravidelná kontrola a odstraňovanie odkazov

Pravidelné odstraňovanie nepotrebných odkazov je nevyhnutné na to, aby bola vaša lokalita SharePoint v poriadku. Pri kontrole a odstraňovaní odkazov je potrebné pamätať na nasledujúce:

1. Zistite, či je odkaz stále relevantný a či ho používa niekto z vášho tímu.
2. Zistite, či vás odkaz zavedie na nefunkčnú alebo zastaranú stránku a či existuje lepší zdroj.
3. Skontrolujte odkazy vytvorené pre dočasné veci, ako je registrácia na podujatie a ponuky s vypršanou platnosťou.
4. Zbavte sa duplicitných odkazov, ktoré vedú na rovnaký obsah; môžu zmiasť používateľov a váš web bude vyzerať neupravene.
5. Vytvorte kategórie pre svoje odkazy. Tie, ktoré sa často nepoužívajú, uložte do archívneho priečinka.
6. Pomocou nástrojov na sledovanie odkazov môžete sledovať, ku ktorým odkazom používatelia na vašom webe najviac pristupujú.

Pamätajte, že nie všetky odkazy je potrebné odstrániť – iba tie, ktoré nie sú užitočné alebo potrebné. Vyčistenie lokality SharePoint zlepší efektivitu a používateľskú skúsenosť.

Tip pre profesionálov: Priraďte vlastníka lokality, aby dohliadal na všetky zmeny alebo údržbu vykonanú na prepojení SharePoint. Takto sa na nič nezabudne a všetko zostane usporiadané.

A pamätajte: poskytnúť každému prístup ku všetkému na SharePointe je ako dovoliť celej vašej štvrti prehrabávať sa vo vašej zásuvke na spodnú bielizeň!

Udržiavanie príslušných povolení

Je dôležité zabezpečiť, aby používatelia mali prístup iba k požadovaným informáciám – nastavte skupiny a prideľte povolenia na základe rolí. Pravidelne kontrolujte a aktualizujte tieto povolenia, keď zamestnanci prichádzajú a odchádzajú alebo keď sa menia roly. Zvážte nástroje na automatickú správu povolení na zníženie počtu manuálnych aktualizácií.

Klasický príklad nesprávnych povolení sa stal v roku 2014, keď dodávateľovi ministerstva obrany USA unikli utajované dokumenty cez nezabezpečenú lokalitu SharePoint.

Udržiavanie správnych povolení je nevyhnutné pre zabezpečenie údajov SharePointu. Nezabudnite často kontrolovať a aktualizovať a používajte automatické nástroje na ochranu vašej spoločnosti pred akýmikoľvek únikmi alebo porušením.

Záver a zhrnutie krokov

SharePoint je skvelý nástroj pre firmy! Pomocou niekoľkých kliknutí môžete jednoducho vytvoriť prepojenie na SharePoint. Tu je pripomienka, ako na to:

1. Prejdite na svoju lokalitu SharePoint.
2. Vyberte súbor alebo priečinok, ktorý chcete zdieľať.
3. Kliknite na položku Zdieľať v pravom hornom rohu.
4. Skopírujte odkaz a zdieľajte ho s kolegami alebo spoluhráčmi prostredníctvom e-mailu alebo aplikácií na odosielanie správ.

Nezabudnite – môžete prispôsobiť povolenia pre jednotlivé súbory a priečinky. Najlepšie je však použiť najlepšie bezpečnostné postupy.

Pamätajte, že správne opatrenia na kontrolu prístupu môžu pomôcť chrániť vaše údaje. Pred zdieľaním odkazov vyhodnoťte a analyzujte požiadavky na prístup.

Vytváranie prepojení na SharePoint pomáha komunikácii v organizácii. To zvýši produktivitu a efektivitu. Nedovoľte, aby vás strach z premeškania zastavil v používaní tohto nástroja. Začnite vytvárať tieto prepojenia a pomôžte zlepšiť spoluprácu medzi tímami.

často kladené otázky

1. Čo je SharePoint?

SharePoint je webová platforma na spoluprácu a správu dokumentov vyvinutá spoločnosťou Microsoft. Umožňuje používateľom vytvárať a spravovať lokality, dokumenty, knižnice, zoznamy a ďalšie.

kopírovanie stránky vo worde

2. Ako vytvorím prepojenie na SharePoint?

Ak chcete vytvoriť prepojenie na SharePoint, prejdite na dokument alebo súbor, na ktorý chcete vytvoriť prepojenie, kliknite na tri bodky (...) v pravom hornom rohu a v rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť Kopírovať prepojenie. Odkaz potom môžete vložiť kamkoľvek chcete.

3. Môžem prispôsobiť prepojenie SharePointu?

Áno, prepojenie SharePointu môžete prispôsobiť kliknutím na tlačidlo Nastavenia vedľa skopírovaného prepojenia a výberom položky Nastavenia z rozbaľovacej ponuky. Odtiaľ si môžete povoliť úpravy, nastaviť dátumy vypršania platnosti a ďalšie.

4. Ako môžem zdieľať prepojenie na SharePoint?

Ak chcete zdieľať prepojenie na SharePoint, jednoducho skopírujte prepojenie podľa popisu vyššie a odošlite ho osobe alebo ľuďom, s ktorými ho chcete zdieľať. Odkaz môžete zdieľať aj prostredníctvom e-mailu, Microsoft Teams alebo iných nástrojov na spoluprácu.

5. Je možné zrušiť prepojenie SharePointu?

Áno, prepojenie SharePointu môžete odvolať tak, že prejdete do ponuky Nastavenia pre prepojenie a vyberiete možnosť Zmeniť povolenia prepojenia. Odtiaľ môžete odstrániť prístup pre konkrétnych ľudí alebo skupiny alebo dokonca zmeniť odkaz tak, aby už nebol prístupný.

6. Ako spravujem prepojenia SharePointu?

Prepojenia SharePointu môžete spravovať tak, že prejdete do sekcie Odkazy na lokalite SharePoint. Odtiaľ môžete vidieť všetky prepojenia, ktoré ste vytvorili, upraviť ich nastavenia a v prípade potreby ich dokonca odstrániť.