Ak máte problémy s vytvorením šablóny procesnej dokumentácie, ktorá by bola rovnako efektívna a zároveň jednoduchá na používanie, ďalej už nehľadajte!
V tomto príspevku vás prevediem všetkými krokmi, ktoré budete potrebovať na navrhnutie šablóny procesnej dokumentácie.
Dokonca vám poskytnem tie najlepšie nástroje pre túto prácu.
Si pripravený?
zmeniť formát dátumu v sql
Najlepšie šablóny procesnej dokumentácie
Nižšie nájdete 3 šablóny dokumentácie procesov, ktoré vám pomôžu začať:
Šablóna procesnej dokumentácie
Táto šablóna dokumentácie všeobecného postupu je cenným nástrojom, ktorý môžete použiť na vytvorenie jasnej a stručnej dokumentácie vašich procesov.
Šablóna pomáha identifikovať hranice procesov, kroky a rozsah a umožňuje vám efektívne definovať procesy.
Pomocou vizuálnych reprezentácií, ako sú procesné mapy a vývojové diagramy, je jednoduchšie pochopiť postupnosť procesných úloh a s nimi spojené vstupy a výstupy.
Kontrolný zoznam HR dokumentácie
Tento pracovný tok dokumentácie zabezpečuje dodržiavanie a efektívne riadenie kľúčových procesov ľudských zdrojov.
Ponúka komplexný a systematický prístup k dokumentovaniu a organizovaniu základných HR dokumentov, čím uľahčuje personalistom prístup a udržiavanie potrebných informácií.
Pomocou tejto šablóny môžu HR tímy načrtnúť a monitorovať kľúčové HR procesy, ako je nábor a onboarding, hodnotenia výkonnosti zamestnancov, aktualizácie pravidiel a vedenie záznamov.
Dokumentáciou týchto procesov môžu organizácie zabezpečiť konzistentnosť a transparentnosť, čím sa zníži riziko chýb alebo prehliadok.
Kontrolný zoznam obsahuje špecifické časti pre každý proces ľudských zdrojov a poskytuje štruktúrovaný formát na zaznamenávanie dôležitých podrobností.
Vyzýva používateľov, aby zahrnuli dôležité informácie, ako je dátum, zodpovedná osoba a všetky potrebné prílohy alebo podporné dokumenty.
S touto úrovňou detailov môžu personalisti udržiavať presné a aktuálne záznamy, ktoré môžu byť nevyhnutné pre dodržiavanie právnych predpisov, audity a celkové riadenie ľudských zdrojov.
Kontrolný zoznam dokumentácie projektového manažmentu
Táto šablóna poskytuje komplexný zoznam dôležitých dokumentov, ktoré je potrebné vytvoriť a udržiavať počas celého životného cyklu projektu.
ako sa zbaviť nadpisu vo worde
Pomocou tohto kontrolného zoznamu môžu projektoví manažéri zabezpečiť, že všetky potrebné projektové dokumenty budú zaúčtované a správne usporiadané.
Zahŕňa sekcie pre začatie projektu, plánovanie, realizáciu, monitorovanie a kontrolu a ukončenie projektu. Každá sekcia obsahuje podzoznam špecifických dokumentov, ktoré by mali byť vytvorené a spravované počas danej fázy projektu.
Kontrolný zoznam tiež poskytuje popisy a vysvetlenia ku každému dokumentu, čo projektovým manažérom uľahčuje pochopenie ich účelu a dôležitosti.
To môže byť užitočné najmä pre tých, ktorí začínajú s riadením projektov alebo pre tímy, ktoré chcú zlepšiť svoje postupy dokumentácie.
Čo je šablóna procesnej dokumentácie?
Šablóna procesnej dokumentácie je vopred navrhnutá príručka na vytvorenie podrobného dokumentu, v ktorom sú načrtnuté kroky procesu zapojené do konkrétneho procesu.
Šablóny dokumentácie procesov zvyčajne poskytujú konzistentný formát na zachytávanie a prezentáciu informácií o procese.
Môžu byť použité na vytváranie rôznych typov procesnej dokumentácie, ako napríklad:
- Štandardné operačné postupy (SOP)
- Pracovné pokyny
- Procesné mapy
- Vývojové diagramy
- Kontrolné zoznamy
Použitie šablóny procesnej dokumentácie vám umožní zabezpečiť, aby sa neprehliadli dôležité detaily a aby bol dokument ľahko zrozumiteľný pre celý tím.
Môže tiež zlepšiť efektivitu a efektivitu procesov poskytovaním štandardizovanej metódy na dokumentovanie, analýzu a zlepšovanie procesov.
Prečo potrebujete šablónu procesnej dokumentácie?
Existuje niekoľko dôvodov, prečo potrebujete a procesná dokumentácia šablóna. Stručne povedané, budú:
- Poskytnite konzistentný formát pre dokumentovanie procesov
- Uľahčí vášmu tímu pochopenie prezentovaných informácií
- Ušetrite čas a námahu poskytnutím štruktúry, ktorá vám umožní sústrediť sa na proces
- Staňte sa skvelým komunikačným nástrojom na sprostredkovanie dôležitých informácií o procesoch
- Byť využitý pre nových zamestnancov a na poskytovanie opakovacích školení pre existujúcich zamestnancov
- Pomôžte identifikovať oblasti na zlepšenie v procese
Inými slovami, šablóna procesnej dokumentácie vám uľahčí život a vašu prácu viac štruktúruje.
Príklady šablón procesnej dokumentácie
Existujú rôzne šablóny typy dostupné na vytváranie dokumentov obchodných procesov. Na dosiahnutie najlepších výsledkov možno budete musieť vybrať viacero. V konečnom dôsledku to však bude závisieť od vašej firmy a jej veľkosti.
Tu je niekoľko príkladov:
Šablóna štandardného operačného postupu (SOP).
Táto šablóna je široko používaná spoločnosťami na vytváranie procesných dokumentov a obchodných procesov.
Zvyčajne obsahuje sekcie pre:
- Procesné vstupy
- Výstupy procesov
- Zodpovednosti
- Postupy
- Referencie
Šablóna vývojového diagramu
Vývojový diagram je grafické znázornenie procesu alebo pracovného postupu.
Zobrazuje príslušné kroky, rozhodovacie body a tok informácií. Šablónu vývojového diagramu môžete použiť na vytvorenie vizuálnej reprezentácie procesu.
Šablóna kontrolného zoznamu
Kontrolný zoznam je jednoduchý nástroj, ktorý sa používa na zabezpečenie dodržania všetkých potrebných krokov v procese.
Môžete vytvoriť zoznam úloh, krokov alebo požiadaviek, ktoré je potrebné dokončiť.
ako vybrať peniaze z etrade
Šablóna plaveckého diagramu
Tento typ vývojového diagramu zobrazuje interakcie medzi rôznymi tímami alebo jednotlivcami zapojenými do procesu.
Vizualizuje odovzdania, zodpovednosti a komunikačné kanály medzi rôznymi zainteresovanými stranami.
Šablóna mapovania procesov
Procesná mapa zobrazuje tok informácií a činností. Použite ho na identifikáciu oblastí zlepšenia, úzkych miest a neefektívnosti v procese.
Kroky na vytvorenie šablóny dokumentácie obchodného procesu
Pretože každý podnik je jedinečný a funguje rôznymi spôsobmi, neexistuje univerzálny spôsob vytvorenia šablóny procesnej dokumentácie.
Krok 1: Určite účel
Najprv identifikujte účel šablóny.
Brainstormové relácie sú tu užitočné na určenie toho, aký typ procesných dokumentov musíte vytvoriť a aké informácie by mali obsahovať.
Ak napríklad vytvárate šablónu SOP, možno budete musieť zahrnúť sekcie pre:
- Účel
- Rozsah
- Zodpovednosti
- Postupy
Krok 2: Definujte štruktúru
Keď identifikujete účel, definujte štruktúru šablóny.
To môže zahŕňať načrtnutie rôznych sekcií a podsekcií, určenie poradia, v ktorom sa objavia, a rozhodnutie o úrovni podrobností, ktoré sa vyžadujú pre každú sekciu.
Krok 3: Navrhnite šablónu
Ďalej navrhnite šablónu.
Môžete použiť Microsoft Word alebo Google Docs alebo špecializovaný nástroj na dokumentáciu procesov. Použite písma, farby a formátovanie, aby bola šablóna ľahko čitateľná a vizuálne príťažlivá.
Krok 4: Zahrňte zástupné symboly
Zahrňte zástupné symboly pre všetky informácie, ktoré budú špecifické pre dokumentovaný proces.
Ak napríklad vytvárate šablónu SOP, možno budete musieť zahrnúť zástupné symboly pre názov procesu, zodpovednú osobu a príslušné kroky.
Krok 5: Otestujte šablónu
Keď je šablóna navrhnutá, otestujte ju, aby ste sa uistili, že je funkčná a užívateľsky prívetivá.
Zvážte možnosť nechať niekoho, kto nepozná procesnú dokumentáciu, skontrolovať šablónu a poskytnúť spätnú väzbu.
Krok 6: Upravte šablónu
Na základe spätnej väzby, ktorú dostanete, upravte šablónu podľa potreby, aby ste zlepšili jej použiteľnosť a efektivitu.
Krok 7: Distribuujte šablónu
Nakoniec distribuujte šablónu tým, ktorí ju budú používať na dokumentovanie procesov. Poskytnite školenie alebo podporu podľa potreby, aby ste sa uistili, že sa šablóna používa správne.
Softvér na šablóny procesnej dokumentácie
Procesná ulica
Robustná a viacúčelová platforma Process Street je softvér na riadenie procesov, ktorý vám umožňuje vytvárať, sledovať a riadiť procesy.
Tento cloudový nástroj ponúka širokú škálu šablón a funkcií vrátane kontrolných zoznamov, pracovných postupov a integrácií s iným softvérom.
Microsoft Word
Známy a obľúbený Microsoft Word je softvér na spracovanie textu, ktorý môžete použiť na vytváranie šablón dokumentácie procesov.
MS Word vám ponúka množstvo možností formátovania a je prístupný väčšine používateľov.
ako otvoriť dokument vydavateľa
Google Dokumenty
Nepodceňujte staré dobré Google Dokumenty !
Aj keď je zadarmo, prichádza s niekoľkými užitočnými funkciami, ako je spolupráca viacerých používateľov v reálnom čase.
Ponúka mnoho rovnakých funkcií ako Microsoft Word a je prístupný z akéhokoľvek zariadenia s internetovým pripojením.
Šablóny procesnej dokumentácie sú nevyhnutnosťou!
Teraz už pravdepodobne dobre rozumiete šablónam dokumentácie procesov a tomu, prečo ich potrebujete.
Ale zopakujem, šablóna procesnej dokumentácie je nevyhnutná pre každé podnikanie. Bude slúžiť ako sprievodca pre váš tím a bude veľmi jednoduché maximalizovať efektivitu v celej vašej spoločnosti.
Nezabudnite si vybrať softvér na riadenie procesov múdro!
