Oliver Peterson 6. júla 2022 Obchodné operácie Neustále zlepšovanie bez zberu údajov je ako jazda krížom-krážom bez značiek alebo mapy.
Zhromažďovanie údajov je nevyhnutné na zlepšenie, pretože bez neho neexistuje skutočný dôkaz o existencii akéhokoľvek problému.
Prečo robíte vylepšenia? Je to naozaj problém, alebo vás momentálne len skresľuje frustrácia?
Áno, vaša frustrácia vám môže naznačiť, v čom je hlavný problém, ale spoliehanie sa len na vaše pocity vám z dlhodobého hľadiska neprinesie presné výsledky.
V tom môže pomôcť zber údajov. Naša funkcia Analytics môže byť použitá na vytvorenie objektívneho a nezaujatého obrazu o aktuálnom stave akéhokoľvek daného procesu a pomôcť upozorniť na potenciálne oblasti, ktoré by sa dali zlepšiť.
Začnime teda tým, že si prejdeme našich 5 krokov neustáleho zlepšovania na optimalizáciu procesov:
- Krok 1: Identifikujte proces, ktorý sa má zlepšiť
- Krok 2: Posúďte účinnosť a určte zlepšenia
- Krok 3: Implementujte vylepšenia procesu
- Krok 4: Testujte a sledujte aktualizovaný proces
- Krok 5: Optimalizujte proces pomocou automatizácie
Krok 1: Identifikujte proces, ktorý sa má zlepšiť
Žiadny proces nie je dokonalý, ale existujú niektoré, ktoré vám môžu neustále spôsobovať problémy. Tu by ste mali začať.
Zapíšte si proces, ktorý najčastejšie plytvá časom a zdrojmi vás a vášho tímu.
Potom budete musieť plne pochopiť tento proces zodpovedaním nasledujúcich otázok:
- Čo je cieľom procesu?
- Kedy to začína a končí?
- Aké sú jednotlivé aktivity v rámci procesu?
- Aké oddelenia/zamestnanci sú zapojení?
- Aké informácie sa prenášajú medzi jednotlivými krokmi?
Odpovede na tieto otázky by mali pomôcť zdôrazniť všetky prvky, ktoré tvoria proces a objasniť, ako najlepšie pristupovať k jeho optimalizácii, počnúc konkrétnymi cieľmi, ktoré sa tento proces snaží dosiahnuť.
Prečo by ste mali dokumentovať svoje procesy
Skôr než prejdeme ďalej, je dôležité položiť si otázku: Aká dobrá je moja procesná dokumentácia?
Možno viete, ktoré procesy je potrebné aktualizovať, ale pokiaľ nemáte jasnú procesnú dokumentáciu, neustále zlepšovanie je v podstate nemožné.
produktový kľúč
Neustále zlepšovanie funguje iba vtedy, ak sa môžete pozrieť na to, ako niečo fungovalo predtým, a porovnať to so zmenami, ktoré ste vykonali. Jasne napísaná a prístupná procesná dokumentácia je najlepší spôsob, ako uľahčiť neustále zlepšovanie.
Krok 2: Posúďte účinnosť a určte zlepšenia
Teraz, keď máte svoj proces naplánovaný, je čas zhodnotiť jeho účinnosť a určiť, ktoré zlepšenia by boli najoptimálnejšie.
Začnite zaznamenávaním silných a slabých stránok procesu. Pomôže vám to pochopiť, čo funguje a čo nie, a kde by sa dali zlepšiť.
Možno zistíte, že niektoré z úloh nie sú vôbec potrebné na splnenie konečného cieľa. Ak sa s tým stretnete, zvážte konsolidáciu niektorých z týchto úloh alebo sa ich dokonca úplne zbavte. Vždy je lepšie mať proces, ktorý je stručný a vecný, než proces, ktorý môže byť príliš komplikovaný alebo zmätený v tom, čo sa snaží dosiahnuť.
Krok 3: Implementujte vylepšenia procesu
Ak máte svoj proces dobre zdokumentovaný, alebo ešte lepšie, ak používate softvér na riadenie procesov, táto úloha by mala byť taká jednoduchá, ako prejsť si procesom krok za krokom a vykonávať zmeny za pochodu.
Osvedčeným postupom na neustále zlepšovanie je opakovanie nových verzií procesu vždy, keď vykonáte zmeny. Pomáha to predchádzať poruchám a uľahčuje sledovanie a porovnávanie údajov medzi rôznymi verziami procesu, takže môžete presne určiť, či sú zmeny skutočne vylepšeniami.
Ďalším tipom je viesť si jednoduchý protokol o všetkých zmenách, ktoré vykonáte v každej iterácii, takže je jednoduchšie zdieľať znalosti a zabezpečiť, aby každý pochopil, aké zmeny boli vykonané, kto a kedy.
Krok 4: Testujte a sledujte aktualizovaný proces
Testovanie je dôležité, aby ste sa uistili, že ste nič neporušili. Prebehnite procesom, ideálne v podmienkach čo najbližšie k reálnemu svetu, a uistite sa, že všetko funguje podľa očakávania.
Zvážte konečný cieľ procesu – darí sa ho ešte dosahovať?
Keď zistíte, že vylepšenia procesu sú funkčné, môžete začať zbierať údaje na posúdenie úspešnosti akýchkoľvek zmien.
Použitie Process Street Analytics
Schopnosť sledovať výkonnosť vašich procesov, vášho tímu alebo klientov je rozhodujúca pre pochopenie toho, či zmeny, ktoré ste urobili, sú skutočne efektívnejšie alebo nie.
Informácie ako priebeh úlohy a aktívne/dokončené pracovné toky vám môžu pomôcť nájsť úzke miesta a získať predstavu o tom, ako váš tím reaguje na zmeny.
Kliknutím sem sa dozviete viac o funkcii Analytics v Process Street.
Krok 5: Optimalizujte proces pomocou automatizácie
V tomto bode ste v podstate hotoví. Identifikovali ste a implementovali vylepšenia a mali by ste byť schopní sledovať tieto zmeny v priebehu času, aby ste mohli posúdiť úspech.
Ak však chcete urobiť niečo navyše a vyťažiť zo svojho softvéru na správu pracovného toku maximum, je čas zvážiť, ktoré úlohy (ak nejaké) možno automatizovať.
Po prvé – len aby to prekážalo – ak používate papier, takmer určite zaznamenáte zvýšenie efektivity, ak prejdete na digitálne riadenie procesov.
odstrániť heslo z prihlásenia do systému Windows
Pre vás ostatných, ak prenášate údaje medzi aplikáciami (napríklad manuálne pridávate súbory Dropbox na Disk Google), mali by ste zistiť, či môžete eliminovať manuálne úlohy pomocou jednej z našich natívnych automatizácií .
Tiež sa oplatí vyskúšať Zapier , Power Automate a Make.com keďže je tam k dispozícii množstvo automatizácií.
Čo si myslíte o našich 5 krokoch neustáleho zlepšovania? Máte nejaké tipy, ktoré sme možno vynechali? Dajte nám vedieť v komentároch nižšie!
