Prehľad pracovného toku SharePointu
Pracovný postup SharePointu môže zjednodušiť obchodné procesy pomocou automatizácie. Pomáha sledovať postupy, riadiť zdroje a prenášať znalosti. K dispozícii sú vopred vytvorené pracovné postupy, ako sú schvaľovacie procesy a správa požiadaviek. Prispôsobenie pracovných postupov pomocou Power Automate však môže organizáciám pomôcť vyťažiť z neho ešte viac.
Ak chcete vytvoriť pracovný postup v SharePointe:
- Prejdite na lokalitu, na ktorú chcete pridať pracovný postup.
- Prejdite na stránku nastavení lokality.
- Vyberte „funkcie lokality“ z ponuky „akcie lokality“.
- Kliknite na „Vytvoriť pracovný postup v návrhárovi SharePointu“.
SharePoint Designer umožňuje vizuálne prispôsobiť aspekty pracovného toku. Sledujte podmienky, ktoré spúšťajú pracovný postup, a prideľujte úlohy zodpovedným jednotlivcom. Ak chcete z automatizácie vyťažiť maximum, použite šablóny Power Automate na zjednodušenie procesov.
Uľahčite si pracovný postup pomocou týchto tipov na nastavenie SharePointu!
Nastavenie pracovného toku v SharePointe
Ak chcete nastaviť pracovný tok v SharePointe s definovanými cieľmi a identifikovaným procesom a účastníkmi, musíte postupovať podľa správnych krokov. V tejto časti stručne rozoberieme podsekcie definovania cieľov pracovného toku, identifikácie procesu a účastníkov, navrhovania krokov a akcií pracovného toku a vytvárania šablón pracovného toku. Tieto kroky poskytnú komplexné riešenie na vytvorenie pracovného toku v SharePointe.
Definovanie cieľov pre pracovný postup
Na zabezpečenie úspechu v Zdieľaj pointu ciele musia byť jasne definované. Ciele by mali byť realistické a mali by sa zameriavať na potreby organizácie. Zapojte koncových používateľov včas do definovania KPI alebo iných mier úspechu. okrem toho bezpečnosť a ochrana treba brať do úvahy.
Tip pre profesionálov: Zabezpečte, aby boli všetky zainteresované strany zapojené do stanovovania cieľov, aby ste získali podporu a aby všetci na ceste. Okorente pracovný postup detektívnou prácou Zdieľaj pointu !
Identifikácia procesu a účastníkov
Identifikujte proces a účastníkov, aby váš pracovný tok fungoval v SharePointe hladko. Určite potrebné kroky a kto bude súčasťou každej fázy. Dobrá komunikácia so všetkými zúčastnenými zlepší proces, zníži počet chýb a vytvorí zodpovednosť.
Kľúčové kroky na dosiahnutie tohto cieľa:
- Prideľte úlohy a zodpovednosti.
- Zapojte zainteresované strany, aby každý poznal svoje úlohy a mohol prispieť.
- Nastavte rámec na sledovanie míľnikov a meranie pokroku.
Pravidelne kontrolujte pracovný postup. Overte proces a hľadajte príležitosti na zlepšenie. Kontroly nadriadených ukazujú transparentnosť medzi zamestnancami.
Pre úspech:
- Identifikovať proces a účastníci
- Priraďte roly a zodpovednosti
- Sledujte míľniky a zapojiť zainteresované strany do vytvárania a kontroly procesov
Získajte dokonalý sled akcií pomocou podrobného sprievodcu.
Navrhovanie krokov a akcií pracovného toku
Pri navrhovaní pracovného postupu definovať cieľ a určiť požadovaný výsledok . Potom identifikujte jednotlivé úlohy a kto bude za ne zodpovedný. Načrtnite schválenia, recenzie a upozornenia v každom kroku. Zostavte a otestujte pracovný postup .
Majte to na pamäti zdroje, časové harmonogramy a riziká všetko ovplyvňuje dizajn. Pomohli sme klientovi s neefektívnymi manuálnymi procesmi v jeho účtovnom oddelení vytvorením pracovných postupov prispôsobených jeho potrebám. To ušetrilo čas a peniaze so zvýšenou presnosťou v každej fáze – výsledkom čoho sú tisíce ušetrených dolárov ročne! Poďme teda k organizácii – je čas stať sa sprievodcom pracovného toku!
Vytváranie šablón pracovného postupu
Vytváranie šablón pracovného toku je nevyhnutnosťou pre každého správcu SharePointu. Automatizuje procesy, šetrí čas a zvyšuje efektivitu. Tu je postup:
vytlačiť obálku
- Prejdite na položku Akcie lokality > Nastavenia lokality > Šablóny lokality.
- Kliknite na Vytvoriť z existujúcej šablóny lokality a vyberte Proces pracovného toku.
- Vyplňte podrobnosti, ako je názov, popis a názov skupiny. Potom kliknite na tlačidlo OK.
- Prispôsobte šablónu pridaním podmienok alebo akcií.
- Zverejnite šablónu a použite ju na viacerých stránkach.
Majte na pamäti, že vytvorenie šablóny pracovného postupu si vyžaduje technické pochopenie SharePoint Designer alebo Visual Studio . Existuje však množstvo online zdrojov s podrobnými pokynmi.
SharePoint má tiež skvelú funkciu, kde môžu používatelia sledovať zmeny dokumentov . Keď sa nová verzia súboru uloží do schválenej knižnice alebo zoznamu, a E-mailové upozornenie na aktualizáciu šablóny pracovného postupu sa odošle vybraným používateľom.
V roku 2013 spoločnosť Microsoft ešte viac zjednodušila implementáciu automatizovaných procesov Opakovane použiteľné pracovné postupy . Vďaka tomu je vytváranie šablón pracovného toku škálovateľnejšie a znižuje počet úloh pre správcov.
Spustenie pracovného postupu v SharePointe je ako spúšťanie automatizovaných úloh s dobre naolejovaným strojom!
Spustenie pracovného toku v SharePointe
Ak chcete spustiť pracovný postup v SharePointe s podsekciami spúšťania, monitorovania a sledovania priebehu a spracovania výnimiek a chýb, postupujte podľa týchto krokov. Najprv spustite pracovný postup pomocou možností ponuky SharePoint. Po spustení sledujte pokrok pomocou funkcie monitorovania a sledovania. Nakoniec buďte pripravení zvládnuť všetky výnimky alebo chyby, ktoré môžu počas procesu nastať.
Spustenie pracovného postupu
Spustenie pracovného toku v SharePointe je jednoduchý spôsob automatizácie únavných úloh! Tu je 5 jednoduchých krokov, ako začať:
- Otvorte lokalitu SharePoint, na ktorej by sa mal spustiť pracovný postup
- Prejdite do zoznamu alebo knižnice obsahujúcej dokumenty, s ktorými sa má pracovať
- Kliknite na „Pracovný postup“ z ponuky s nástrojmi a potom na „Pridať pracovný postup“
- Vyberte si šablónu, prispôsobte ju a nakonfigurujte tak, aby vyhovovala vašim potrebám
- Skontrolujte nastavenia a po dokončení kliknite na „Dokončiť“.
SharePoint vyniká svojou schopnosťou prispôsobiť pracovné postupy tak, aby vyhovovali jedinečným obchodným požiadavkám! Netechnickí používatelia môžu navyše jednoducho spustiť pracovné postupy s používateľsky príjemnými funkciami.
Zavedenie pracovných tokov do SharePointu má spôsobili revolúciu v fungovaní podnikov . Táto integrácia má splnomocnené organizácie prevziať kontrolu ich procesov, čo vedie k lepšej produktivite a lepším ziskom. Automatizácia úloh tiež umožňuje zamestnancom sústrediť sa na hlavné obchodné funkcie, čo vedie k lepším výsledkom. Ignorovať pokrok v pracovnom postupe je ako jazdiť so zaviazanými očami – je to recept na katastrofu!
Monitorovanie a sledovanie priebehu pracovného toku
Je dôležité pozorne sledovať pracovný postup SharePointu aby ste sa uistili, že všetko beží hladko. Nedovoľte, aby vám úlohy alebo termíny unikli a nespomalili proces. Vyskúšajte tieto tipy na monitorovanie a sledovanie priebehu pracovného postupu:
- Dostávajte e-mailové upozornenia, keď sú úlohy zadané alebo dokončené.
- Pozrite si zoznam úloh pracovného postupu, kde nájdete priradené úlohy a ich stavy.
- Prispôsobte zobrazenia na SharePointe, aby ste mali prehľad o úlohách pomocou filtrov.
- Vytvorte dashboard s KPI, ako je miera dokončenia, miera oneskorenia atď.
- Exportujte údaje zo zoznamov SharePoint do CSV na ďalšiu analýzu.
Okrem toho si pozrite históriu pracovného toku, aby ste pochopili, ako každý pohyb ovplyvňuje proces. Vďaka monitorovaniu v reálnom čase môžete rýchlo odhaliť problémy alebo prekážky. Pri spustení nového pracovného postupu v SharePointe majte na pamäti tieto tipy.
Uvádza sa, že Microsoft SharePoint používa väčšina firiem v Amerike . Problémy s pracovným postupom môžu byť prekážkou – ale môžete ich prekonať správnym zaobchádzaním!
Riešenie výnimiek a chýb pracovného postupu
Keď sa vyskytnú výnimky a chyby pracovného toku, rýchle a strategické metódy sú nevyhnutné pre efektívnosť procesu. Tu je a 6-krokový sprievodca na ich správu :
- Preskúmajte správy o stave pracovného toku a identifikujte zdroj problému.
- Ak je potrebné vykonať požadované zmeny, pracovný postup pozastavte.
- Ak chcete vyriešiť všetky problémy, upravte pracovný postup.
- Reštartujte upravený pracovný postup, aby ste zistili, či funguje hladko.
- Skontrolujte novo vygenerované denníky, ak stále existujú nejaké problémy.
- Ak nič iné nefunguje, vyhľadajte pomoc od tímu podpory IT alebo zvážte návrat k staršej verzii pracovného postupu.
Aj niekoľko výnimiek alebo chýb sa môže časom nahromadiť a spôsobiť oneskorenia. Takže podrobné pochopenie každého problému je kľúčom k ich zníženiu.
Tímy Microsoftu čelili problémom vo svojich pracovných postupoch pred niekoľkými rokmi. Ako zdroj časom identifikovali vlákna mimo poradia. Použili techniky podobné vyššie uvedeným a problém vyriešili. Pochopením týchto problémov a rýchlymi opatreniami môžeme ušetriť čas a zabezpečiť lepšiu presnosť.
Ste pripravení prispôsobiť pracovné postupy SharePointu? Oblečte si svoj oblek a pustite sa do podnikania!
Prispôsobenie pracovných tokov v SharePointe
Na jednoduché prispôsobenie pracovných tokov v SharePointe je pre vás riešenie pomocou vizuálneho dizajnéra, rozšírenie pracovných tokov pomocou SharePoint Designer a integrácia pracovných tokov s aplikáciami tretích strán. Tieto podsekcie vám pomôžu pri prispôsobovaní pracovného toku, čím vám poskytnú možnosť rozšíriť pracovné toky a prepojiť ich s inými aplikáciami pre lepšiu efektivitu bez akýchkoľvek problémov.
Používanie Visual Designer na prispôsobenie pracovného toku
Visual Designer v SharePointe vám umožňuje prispôsobiť pracovné postupy na automatizáciu obchodných procesov. Ponúka funkcie drag and drop na pridanie akcií, podmienok a cyklov. Môžete si prispôsobiť štandardné pracovné postupy alebo si vytvoriť úplne vlastné.
Prispôsobenie umožňuje podnikom splniť ich jedinečné potreby. Môžete si vytvoriť vlastný formulár úloh pomocou InfoPath alebo formuláre HTML , ktorá poskytuje väčšiu kontrolu nad vstupom používateľa. Plus, e-mailové upozornenia možno nastaviť na dokončenie procesu.
Microsoft tiež umožňuje integráciu služieb tretích strán, napr Dropbox alebo CRM systémy ako Salesforce prostredníctvom vlastných akcií. Zdieľaj pointu REST API poskytuje možnosť navrhovať vlastné akcie získavať údaje z externých zdrojov.
Tip pre profesionálov: Prispôsobenie pracovných postupov je kľúčom k splneniu vašich obchodných potrieb a zvýšeniu produktivity automatizáciou opakujúcich sa úloh. Uistite sa, že otestujete svoje pracovné postupy počas vývojových fáz, aby ste sa vyhli akýmkoľvek chybám v produkčnom prostredí.
Nasaďte si plášť a odomknite superschopnosť SharePoint Designer „Je to váš cieľ, ako posunúť pracovné postupy na ďalšiu úroveň.
Rozšírenie pracovných postupov pomocou SharePoint Designer
Prispôsobenie pracovných postupov v SharePointe? Ľahko vykonateľné SharePoint Designer ! Tento nástroj rozširuje vopred vytvorené pracovné postupy a umožňuje vám vytvárať vlastné procesy, ktoré vyhovujú vášmu podnikaniu. Ak chcete upraviť existujúce pracovné postupy, stačí otvoriť program a vybrať ten, ktorý chcete zmeniť. Na pridávanie a odstraňovanie štádií použite vizuálne nástroje na presúvanie myšou alebo zobrazenie kódu. Pridajte tiež akcie, ako sú e-maily alebo úlohy, a podmienky, ktoré vyžadujú vstup používateľa alebo určité výsledky.
Navyše pomocou SharePoint Designer môžete vytvárať vlastné pracovné postupy od začiatku. Zahŕňa šablóny pre bežné obchodné procesy, ako je schvaľovanie dokumentov alebo výkazy výdavkov. Prispôsobte si tieto šablóny tak, aby vyhovovali vašim obchodným potrebám, a automaticky vygenerujú e-maily a úlohy priradené zo vstupov používateľov.
Tip pre profesionálov: Ďalšie tipy a podporu pri prispôsobovaní pracovných postupov nájdete v online návodoch a komunitách venovaných SharePoint Designer. Kto potrebuje priateľov, keď môžete jednoducho integrovať svoje pracovné postupy s aplikáciami tretích strán?!
Integrácia pracovných postupov s aplikáciami tretích strán
Okrem štandardných konektorov existujú aplikácie ktoré poskytujú bezplatné alebo platené „pracovné postupy“ na rozšírenie a automatizáciu procesu. Napríklad, Konektor DocuSign možno použiť na automatické smerovanie zmlúv na podpis medzi rôznymi ľuďmi pomocou knižníc a zoznamov SharePointu.
Výber aplikáciu tretej strany na integráciu? Čo treba zvážiť: škálovateľnosť, nákladová efektívnosť a jednoduchosť použitia. Radšej jednu s aktívny ekosystém a pravidelné aktualizácie .
ako zatvoriť onedrive na mac
Navrhovanie a riadenie pracovných postupov? Je to ako pastierske mačky . Ibaže mačky sú v skutočnosti spolupracovníci s rôznymi názormi.
Najlepšie postupy pre návrh a správu pracovného toku
Ak chcete zabezpečiť flexibilitu a škálovateľnosť, implementujte zabezpečenie a povolenia a udržujte výkon a optimalizáciu pracovného toku pri vytváraní pracovného toku v SharePointe. Toto sú niektoré dôležité úvahy, ktoré musíte mať na pamäti pri navrhovaní a správe pracovných postupov. V tejto časti budeme diskutovať o osvedčených postupoch pre návrh a správu pracovného toku a stručne preskúmame výhody každej z týchto podsekcií.
Zabezpečenie flexibility a škálovateľnosti
Flexibilita a škálovateľnosť sú kľúčové pri navrhovaní a riadení pracovného toku. Systémy musia byť schopné prispôsobiť sa zmenám pracovného zaťaženia, procesov a technológií. Modulárne pracovné postupy rozdeľte zložité úlohy na menšie komponenty, aby ste ich mohli ľahšie pridávať, odstraňovať alebo upravovať. automatizácia je tiež dôležitý pre škálovateľnosť. Cloudové riešenia môže poskytnúť výpočtové zdroje na požiadanie. Ak chcete optimalizovať efektivitu, skontrolujte a monitorujte metriky výkonu. Koniec 40 % podnikov do roku 2023 prijme softvér RPA – zdôrazňujúc potrebu automatizácie pri navrhovaní pracovných postupov. Pamätajte - najlepší bezpečnostný systém je také zložité, že si nepamätáte svoje heslo!
Implementácia zabezpečenia a povolení
Zabezpečenie a povolenia sú kľúčom k dobrému návrhu a prevádzke pracovných postupov. Na ochranu informácií je dôležité nastaviť bezpečnostné opatrenia, ktoré chránia citlivé údaje a zabraňujú neoprávnenému prístupu. Tu je 6 krokov, ktoré vám pomôžu správne implementovať zabezpečenie a povolenia:
- Umiestnenie citlivých údajov : Začnite tým, že nájdete všetky informácie, ktoré potrebujú ochranu. Môže to zahŕňať finančné informácie alebo údaje o zákazníkoch.
- Zistenie úrovní prístupu : Rozhodnite, ktoré skupiny používateľov potrebujú úplnú kontrolu nad určitými typmi údajov a ktoré skupiny vyžadujú iba obmedzený prístup.
- Vytváranie povolení na základe rolí : Priraďte roly každej skupine používateľov a rozhodnite sa, čo môžu robiť v rámci systému pracovného toku.
- Implementácia zásad hesiel : Uistite sa, že všetci používatelia majú zabezpečené heslá, ktoré spĺňajú požiadavky, ako sú alfanumerické reťazce alebo špeciálne znaky.
- Vytváranie pravidiel pre zdieľanie súborov : Vytvorte jasné pokyny na zdieľanie súborov v rámci vašej organizácie. Rozhodnite sa, kto môže zdieľať dokument a ako obmedziť zdieľanie súborov na základe regiónu, časového pásma atď.
- Používanie denníkov aktivít : Sledujte všetky akcie pracovného toku vykonané používateľmi prostredníctvom denníkov alebo auditov, aby ste mohli kontrolovať aktivity, ak sa niečo zdá nesprávne alebo ak sa niečo zlé stane.
Je tiež nevyhnutné poskytnúť členom tímu školenie o najlepších bezpečnostných protokoloch. Naučte ich, ako rozpoznať potenciálne problémy, ako sú phishingové e-maily, škodlivé sťahovanie, pravidelná zmena hesiel atď.
Nakoniec – schvaľovacie procesy musia byť dobre definované. Pri postupe schvaľovania je dôležité mať zavedené prísne usmernenia pre vedenie – to zabráni niekomu so zlými úmyslami porušiť protokol kvôli medzerám.
Dodržiavaním týchto krokov môžu spoločnosti chrániť svoje citlivé údaje a zvýšiť zodpovednosť. Ani ten najlepší návrh pracovného postupu nemôže nahradiť manažéra, ktorý verí, že „mikromanažment“ je synonymom pre „efektívne vedenie“.
Udržiavanie výkonu a optimalizácia pracovného toku.
Na udržanie výkonu a optimalizácie by sa mala pravidelne vykonávať analýza a zlepšovanie procesov . Definujte a monitorujte Kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) nájsť nejaké úzke miesta. Pomôcť môžu aj automatizačné nástroje a štandardizačné postupy.
Komunikácia a spolupráca medzi členmi tímu je nevyhnutná . Školenia sa musia robiť tak, aby ľudia poznali svoje úlohy a akékoľvek nové zmeny v pracovnom postupe. Spätná väzba od zákazníkov alebo klientov by mala byť zahrnutá do optimalizácie pracovného toku. Pomáha prispôsobiť pracovné postupy tak, aby im lepšie slúžili.
McKinsey & Company Štúdia ukazuje, že optimalizácia pracovných tokov môže priniesť produktivita vyššia o 30% .
často kladené otázky
Otázka: Čo je to pracovný postup v SharePointe?
Odpoveď: Pracovný postup v SharePointe je séria automatizovaných krokov, ktoré pomáhajú zefektívniť obchodné procesy a úlohy. Zvyčajne zahŕňa presun dokumentov, úloh alebo položiek medzi používateľmi alebo skupinami na schválenie, kontrolu alebo úpravu.
Otázka: Ako môžem vytvoriť pracovný postup v SharePointe?
Odpoveď: Ak chcete vytvoriť pracovný tok v SharePointe, musíte najprv identifikovať obchodný proces alebo úlohu, ktorú chcete automatizovať. Potom použite SharePoint Designer alebo Microsoft Power Automate na vytvorenie vlastného pracovného postupu, ktorý vyhovuje vašim potrebám.
Otázka: Čo je SharePoint Designer?
Odpoveď: SharePoint Designer je bezplatný nástroj od spoločnosti Microsoft, ktorý vám umožňuje prispôsobovať a vytvárať pracovné postupy v rámci SharePointu. Ponúka celý rad akcií a podmienok, ktoré vám umožňujú vytvárať komplexné pracovné postupy, ktoré automatizujú vaše obchodné procesy a úlohy.
Otázka: Čo je Microsoft Power Automate?
Odpoveď: Microsoft Power Automate je cloudový nástroj, ktorý vám umožňuje vytvárať automatizované pracovné postupy medzi SharePointom a inými aplikáciami. Ponúka množstvo šablón a konektorov, ktoré zjednodušujú proces vytvárania vlastných pracovných postupov.
Otázka: Ako môžem otestovať a ladiť svoj pracovný postup SharePointu?
Odpoveď: SharePoint Designer a Microsoft Power Automate ponúkajú nástroje na testovanie a ladenie, ktoré vám umožňujú spúšťať a odstraňovať problémy s vašimi pracovnými postupmi. Môžete tiež použiť vstavanú funkciu zapisovania do denníka SharePoint na sledovanie stavu vašich pracovných postupov a identifikáciu akýchkoľvek problémov.
Otázka: Existujú nejaké osvedčené postupy na vytvorenie pracovného postupu SharePointu?
Odpoveď: Áno, pri vytváraní pracovného toku SharePoint je potrebné dodržať niekoľko osvedčených postupov vrátane definovania jasných cieľov, používania popisných názvov pre akcie vášho pracovného toku, začlenenia riešenia chýb a ciest eskalácie, testovania a dolaďovania vášho pracovného toku a zabezpečenia školenia všetkých zainteresovaných strán. o jeho použití a výhodách.
