Čo je to proces? Nenudný sprievodca pre bežných ľudí

Procesy sú oveľa zaujímavejšie, než by ste si na prvý pohľad mysleli. To nie je nejaký vtip – sú zaujímavé, prisahám. Ale čo je to proces?

Hoci sú definované ako súbor vzájomne súvisiacich pracovných úloh iniciovaných v reakcii na udalosť, ktorá dosahuje konkrétny výsledok , je tu malý príbeh, ktorý nám pomáha preniknúť cez podnikové upokojujúce prostriedky a pochopiť, čo je proces a prečo na procesoch záleží .

Najprv niekoľko príkladov procesov:

• Upratovanie predajne
• Nájdenie e-mailovej adresy
• Nasadenie softvéru
• Profilovanie zákazníkov
• Nástup nového zamestnanca
• Plánovanie svadby

Ale prečo sú tie procesy? Prečo nie sú len úlohy, ktoré treba robiť? Ide o to, že keď formalizujete proces, premýšľate o pracovnom postupe s ohľadom na produktivitu a uľahčuje to vykonávanie a optimalizáciu.

ako vrátiť môj výhľad späť do normálu

Vôbec prvý obchodný proces

Najstaršia známa definícia obchodného procesu pochádza od škótskeho ekonóma Adam Smith . V roku 1776 rozdelil svoj nápad na najjednoduchšie prvky popísané obchodný proces zavedený v teoretickej továrni na kolíky, ktorý zahŕňa 18 samostatných ľudí na výrobu jedného kolíka:

Jeden muž drôt vytiahne, druhý ho narovná, tretí ho prestrihne, štvrtý nasmeruje, piaty ho brúsi navrchu, aby sa doň vložila hlava: výroba hlavy si vyžaduje dve alebo tri rôzne operácie: nasadiť ju je konkrétna činnosť, bielenie špendlíkov je iná... a dôležitá činnosť výroby špendlíka je týmto spôsobom rozdelená do asi osemnástich samostatných operácií, ktoré v niektorých manufaktúrach všetky vykonávajú odlišné ruky, hoci v iných to niekedy urobí ten istý človek vykonať dve alebo tri z nich.

Prečo by sme sa mali starať o to, koľko ľudí je potrebných na výrobu špendlíkov alebo koľko krokov je v procese? Smith to našiel vytvorením procesu a priradením krokov jednotlivým špecialistom sa zvýšila produktivita 24 000 % .

Fungovanie továrne na kolíky z 18. storočia a obraz, ktorý inšpiroval Adama Smitha k napísaniu prvej definície obchodného procesu.

Používanie procesov na prácu 5-krát rýchlejšie

Na deľbu práce je potrebný proces, pretože úloha už nie je len v hlave jedného človeka.

Kompletný pinový inžinier môže byť dobrý človek na písanie procesu, ale nemal by ho viesť od začiatku do konca sám – táto práca je 240-krát efektívnejšia, keď je rozdelená medzi pinových špecialistov: osoba, ktorá strihá kolíkové drôty celý deň je menej omylný ako remeselník sólo pinov. Prestaňme hovoriť o špendlíkoch.

V jedno zimné ráno v roku 1907 Henry Ford vzal Charles E. Sorensen do Závod Piquette Avenue , prázdna budova v Detroite, ktorá by sa stala rodiskom prvého amerického sériovo vyrábaného cenovo dostupného auta. Začneme úplne novú prácu, povedal šéfovi výroby.

Závod Piquette Avenue v Detroite, Michigan. Miesto implementácie najvplyvnejších obchodných procesov na svete.

Ford vysvetlil svoj nápad na nový proces. Namiesto toho, aby jeden remeselník vytvoril produkt sám, každého naučili robiť jednu z 84 jednoduchých, opakujúcich sa úloh. S týmto novým prístupom k procesom Ford skrátil výrobný čas Model T zníženie z 12,5 hodiny na 2,5 hodiny.

Nielenže to bol triumf pre bankové konto Fordu, ale bol to jeden z najrevolučnejších momentov, ktoré kedy nastali, a to nielen v histórii automobilov alebo výroby, ale v celej histórii podnikania.

Tri typy procesov, ktoré potrebuje každý podnik

Vieš to procesy sú súborom logických inštrukcií, ktoré sa majú vykonať od začiatku do konca , ale vedeli ste, že existujú tri typy procesov? Toto sú:

• Manažérske procesy
• Prevádzkové procesy
• Podporné procesy

Manažérske procesy

Manažérske procesy nie sú tak laserovo zamerané na prevzatie úlohy od začiatku do konca, ale sú zamerané na plánovanie a projektovanie budúcnosti prevádzky spoločnosti.

Príkladom procesu riadenia môže byť generálny riaditeľ, ktorý plánuje, ako najlepšie zorganizovať čas a energiu marketingového tímu na kampaň na spustenie PR. Procesnou časťou by bolo prideľovanie zdrojov, definovanie časových rámcov a kontrola, či sú systémy na mieste a či sú optimalizované.

Prevádzkové procesy

Prevádzkové procesy sa týkajú vášho hlavného obchodného procesu. Ak ste spoločnosť vyrábajúca tričká, jedným z vašich hlavných prevádzkových procesov je prijímanie objednávok cez telefón. Ďalším by bolo dostať vyrobené tričká na odoslanie.

nainštalujte aplikáciu neoverenú spoločnosťou Microsoft

Bez ohľadu na to, čo robí vaša firma vo svojom jadre, mali by existovať neprekonateľné procesy, aby bola vaša firma škálovateľná a efektívna.

Podporné procesy

Prekvapivé prekvapenie — podporné procesy podporujú riadiace a prevádzkové procesy. Spoločnosť sa spolieha na tieto procesy pri podpore plánovanie a robí časti podnikania. Ide o procesy ako technická podpora, nástup zamestnanca alebo najatie stážistu.

Aj keď to nie je to, čo spoločnosť robí, aby zarobila peniaze, uľahčujú hlavný tok príjmov a umožňujú manažérskym procesom čo riadiť a prevádzkové procesy sú čo najbezpriečnejšie.

Anatómia procesu

Keď je proces zdokumentovaný na papieri (alebo dúfajme, že digitálne), robí sa vo forme dokumentu štandardného operačného postupu. Aj keď to nie sú veci, ktoré by ste si museli prečítať počas 18-hodinového letu, uľahčujú proces pochopenia, distribúcie, vyučovania a optimalizácie.

SOP môže obsahovať:

• Hlavička s názvom, dátumom, autorom a ID
• Podrobný zoznam pokynov
• Tím alebo jednotlivec zodpovedný za vykonanie každej úlohy
• Zdroje (vybavenie, peniaze, čas, podporné tímy), ktoré bude používateľ potrebovať
• Odkazy na iné SOP

Podniky a vládne orgány zvyčajne vytvoria komplexnú dokumentáciu SOP. Kliknite tu ako príklad úvodného dokumentu k súboru SOP vytvorených spoločnosťou General Electric pre zamestnancov pracujúcich s riadenými systémami UNICORN. Všimnite si, že je tu tabuľka číselných kódov a označení SOP, ako aj vysvetlenia terminológie.

Získajte výpis zo skutočnej SOP na nákup vozidla tu . Opäť je to veľmi dôkladné a používa rovnaký štýl, aký používajú mnohé firmy, aby sa uistili, že SOP je vodotesný.

... Ale niekedy SOP nebude taký zložitý.

Menšie spoločnosti píšu efektívne procesy, ktoré len dokončia svoju prácu, a nie je tak potreba autora a SOP ID, keď sú napísané pomocou softvéru SOP, ktorý ich vytvorí manuálne. To isté platí pre sekciu referencií, ktorá sa teraz vykonáva pomocou hypertextových odkazov. Nižšie je uvedený jednoduchý SOP vytvorený spoločnosťou Process Street:

Problémové procesy riešia

V Manifeste kontrolného zoznamu – knihe, o ktorej nemôžeme prestať hovoriť o — Atul Gawande hovorí o tom, ako zaviedol bezpečnostný proces v nemocnici Johns Hopkins.

Zdalo sa to jednoduché a nebolo to také cool ako ostatné nápady, ktoré mali, napríklad robotická chirurgia. Ale v skutočnosti to bol najefektívnejší nástroj, ktorý sa dal implementovať, a bol to len list papiera.

V prieskume po implementácii kontrolného zoznamu 78 % zdravotníckeho personálu v nemocnici uviedlo, že si všimli, že kontrolný zoznam zabraňuje chybe. A konečný dôkaz: 93 % chirurgov by chcelo, aby sa na nich použil kontrolný zoznam, ak by boli na operačnom sále a podstupovali operáciu.

Toto je postup:

Tento ďalší príklad je hmatateľnejší, katastrofálnejší.

Ráno najhorúcejšieho dňa v roku – 17. júla 1865 – sa v meste Whitemarsh v Pensylvánii zrazili dva vlaky preplnené väčšinou deťmi, pričom zahynulo okolo 60 a viac ako 100 bolo zranených.

Obraz Veľkého vraku vlaku z roku 1856 od neznámeho umelca

Príčina? Wikipedia to má uvedené ako „ľudská chyba“.

Vlaky ťahali oveľa viac vozňov, ako mohli zvládnuť, čo znamená, že vodiči museli pravidelne zastavovať, aby znovu získali tlak motora, ktorý potrebovali na pokračovanie. S týmto nevyspytateľným správaním vlak nešiel podľa plánu a neoznámil to okolitým staniciam.

Vodič si myslel, že môže dohnať stratený čas a dodržať plán, a tak naštartoval motor, vybral sa na alternatívnu trať a myslel si, že bude preč. Aramingo , ďalší vlak vychádzajúci z Wissahiconu približne v rovnakom čase.

V slepej zákrute narazili kotly dvoch vlakov a spôsobili explóziu, ktorú bolo počuť až 5 míľ ďaleko. Tri vozne najbližšie ku kotlom boli rozbité na triesky a zvyšok sa zapálil a vykoľajil.

číslo účtu etrade

V reakcii na túto katastrofu Severná pensylvánska železnica upravili svoje procesy. Rozhodli, že žiadne dva vlaky jazdiace v dvoch smeroch nebudú zdieľať rovnakú trať a telegramová komunikácia s blízkymi stanicami bola povinná.

Používanie procesov vo vašom podnikaní

V súčasnosti podniky (zvyčajne) nečakajú, kým nedôjde ku katastrofálnemu zlyhaniu, a až potom sa zamerajú na procesy. Ak formálne nepoužívate procesy, nikdy nie je príliš skoro.

Získajte bezplatný účet Process Street a začnite vytvárať procesy, systematizovať svoje podnikanie a rozdeľovať úlohy. Ako sme videli, procesy môžu zvýšiť produktivitu o 24 000 %.

Získajte Kompletný sprievodca riadením podnikových procesov

Stíha váš tím termíny kvôli neistým povinnostiam?

Trvá novým zamestnancom príliš dlho nástup a školenie?

Spoločnosti, ktoré implementujú procesy, majú o 280 % vyššiu úspešnosť na svojich projektoch (95 %) oproti tým, ktoré to nerobia (25 %).

Začnite so znižovaním nákladov za menej ako týždeň systematizáciou práce vášho tímu, odstránením prekážok a odstránením plytvania časom a úsilím.

Čo je v knihe?

• Čo je to proces? Nenudný sprievodca pre bežných ľudí
• Ako procesy chránia vašu firmu pred pádmi a vyhorením
• Prečo normalizácia deviácie poškodzuje vašu spoločnosť
• Čo je to Business Process Management? Naozaj jednoduchý úvod
• Analýza obchodného procesu (bez zívania, ktoré láme čeľusť)
• Prečo by ste sa mali obťažovať modelovaním obchodných procesov
• Ako prejsť na softvér BPM, keď práve používate papier
• Reengineering obchodných procesov: Čo robiť, ak vaša firma zlyháva
• Je outsourcing podnikových procesov relevantný pre vašu malú firmu?