Podnik môže naplno fungovať len so správnym riadením procesov. Aká je však skutočná definícia procesného riadenia?
Keďže mnohé podniky počas pandémie v roku 2020 prešli na prácu na diaľku, mnohé procesy riadenia sa stali digitálnymi. Zatiaľ čo sa zamestnanci nakoniec vrátili do svojich kancelárií, procesné riadenie našlo nový domov v cloude.
S touto náhlou zmenou a záujmom o zdokonaľovanie procesného riadenia stojí za to urobiť hlboký ponor do toho, čo procesné riadenie vlastne je. A ako spoločnosť, ktorá, úprimne povedané, z tohto posunu ťažila, máme k tejto veci veľa čo povedať.
V tomto článku zadefinujeme procesné riadenie, porozprávame sa o jeho výhodách a výzvach a poradíme vám, ako ho implementovať do vášho podnikania.
Na konci vám dokonca ponúkneme bezplatnú šablónu, ktorá vám pomôže začať.
Definícia procesného manažmentu
Dobre, takže čo je vlastne riadenie procesov?
Procesné riadenie – alebo riadenie podnikových procesov (BPM) – je technika, ktorú používajú organizácie na analýzu, optimalizáciu, monitorovanie a riadenie rôznych obchodných procesov.
pdf dokument do jpg
S BPM sú spoločnosti schopné:
- Automatizujte opakujúce sa procesy, takže vždy bežia hladko
- Analyzujte minulé procesy a zistite, čo bolo správne a čo nie
- Sledujte metriky v rôznych procesoch
- Vykonajte analýzu rizík na zmiernenie budúcich rizík
- Zmerajte účinnosť pomocou predchádzajúcich údajov
Prečo sa trápiť s riadením procesov?
BPM je niečo, čo potrebuje každá organizácia, pretože vám pomáha lepšie porozumieť vášmu podnikaniu.
Pomocou BPM môžete analyzovať všetky svoje obchodné procesy, aby ste našli neefektívnosť a prišli s riešeniami na ich opravu a optimalizáciu. Vďaka tomu sú každodenné operácie oveľa plynulejšie a zlepšuje sa riadenie zdrojov.
Ale to sú len malé výhody.
Ďalšie výhody tohto postupu sú obrovské. Nielenže šetrí vašej organizácii čas a peniaze, ale tiež umožňuje vašej firme reagovať na požiadavky zákazníkov a trhu oveľa rýchlejšie.
Výhody jasne definovaného riadenia procesov
Pochopenie definície BPM znamená, že ho môžete lepšie odlíšiť od programového a projektového manažmentu. Poznanie rozdielu medzi týmito tromi typmi procesov znamená, že ich budete môcť všetky efektívne využívať.
porovnajte dva súbory pdf
Pri BPM je dôležité pamätať na to, že ide o opakujúce sa procesy vo vašej organizácii. Vo všeobecnosti ide o prebiehajúce procesy v rámci podniku a nemajú konkrétny koniec, ako napríklad nástup zamestnancov. To je jeho najväčší rozlišovací faktor.
Projektový manažment je dodávka konkrétneho produktu alebo služby. Má to jasný začiatok a koniec. Projekty sú vo všeobecnosti jednorazové veci, ktoré sa neopakujú a tím môže naraz pracovať iba na jednom.
Programový manažment je niekde medzi ostatnými dvoma. Zaoberá sa riadením vzájomných závislostí medzi rôznymi projektmi. Rovnako ako BPM, aj správa programu vo všeobecnosti prebieha, ale na rozdiel od BPM sa nezaoberá procesmi súvisiacimi s podnikaním ako celkom.
Výhody používania procesného manažmentu
Riadenie procesov je kritickým aspektom každej obchodnej operácie, ktorej cieľom je zlepšiť efektivitu, znížiť náklady a zvýšiť celkový výkon. Tu sú niektoré kľúčové výhody využívania procesného riadenia:
Zvýšená účinnosť
Implementácia procesného riadenia umožňuje organizáciám zefektívniť ich operácie, eliminovať nadbytočné úlohy a zvýšiť produktivitu. Vďaka jasne definovaným procesom môžu zamestnanci pracovať efektívnejšie, čo vedie k úspore času a nákladov.
Neustále zlepšovanie
Pomocou procesného riadenia môžu podniky nepretržite monitorovať a hodnotiť svoje procesy s cieľom identifikovať oblasti zlepšenia. To im umožňuje vykonávať potrebné úpravy, optimalizovať pracovné postupy a neustále zvyšovať výkon.
Vylepšený zákaznícky servis
Vďaka zlepšenej efektívnosti a zjednodušeným procesom môžu organizácie poskytovať lepšie služby zákazníkom. Procesy, ako je plnenie objednávok, riešenie sťažností a registrácia zákazníkov, môžu byť štandardizované a vykonávané konzistentne, čo vedie k zlepšeniu doby odozvy a spokojnosti zákazníkov.
Úspora nákladov
Riadenie procesov pomáha identifikovať úzke miesta, nadbytočnosť a neefektívnosť, čo umožňuje podnikom optimalizovať alokáciu zdrojov a znižovať náklady. Odstránením zbytočných krokov a automatizáciou manuálnych procesov môžu organizácie dosiahnuť výrazné úspory nákladov.
Vylepšené rozhodovanie
Riadenie procesov poskytuje podnikom údaje v reálnom čase a prehľady o ich operáciách. To im umožňuje robiť informované rozhodnutia založené na presných informáciách, čo vedie k lepším obchodným výsledkom a dosahovaniu strategických cieľov.
Typy procesného riadenia
Procesné riadenie vám môže veľa pomôcť dosiahnuť vaše obchodné ciele, ale musíte poznať rôzne typy, aby ste vedeli, ktorý je pre vás najlepší.
Riadenie obchodných procesov
Tento typ procesného riadenia sa zameriava na zlepšovanie obchodných procesov a pracovných tokov naprieč rôznymi oddeleniami alebo funkciami v rámci organizácie. Jeho cieľom je optimalizovať procesy, zvýšiť efektivitu a zosúladiť ich so strategickými cieľmi. Softvér na riadenie obchodných procesov je skvelý spôsob, ako vám pomôcť nastaviť systém riadenia procesov.
Projektový manažment
Projektový manažment zahŕňa plánovanie, realizáciu a monitorovanie konkrétneho projektu na dosiahnutie špecifických cieľov v definovanom časovom rámci. Zabezpečuje, aby boli projekty dodané načas, v rámci rozpočtu a spĺňali požadované štandardy kvality.
Riadenie pracovného toku
Riadenie pracovného toku sa zameriava na koordináciu a optimalizáciu úloh, činností a schvaľovaní v rámci definovaného procesu. Zabezpečuje efektívne smerovanie práce, dodržiavanie termínov a dokončenie všetkých potrebných krokov.
Riadenie programu
Riadenie programu zahŕňa riadenie viacerých súvisiacich projektov ako koordinované úsilie o dosiahnutie organizačných cieľov. Zahŕňa dohľad nad plánovaním, realizáciou a monitorovaním viacerých projektov a zabezpečenie ich súladu so strategickými cieľmi.
Robotická automatizácia procesov (RPA)
RPA zahŕňa použitie softvérových robotov alebo robotov na automatizáciu opakujúcich sa úloh založených na pravidlách. Jeho cieľom je zlepšiť efektivitu, presnosť a rýchlosť znížením ručných zásahov a minimalizáciou chýb.
Ako vzdelávať svoj tím o definícii procesného riadenia
Členovia tímu sú náchylnejší na zmeny, ako im mnohí manažéri zvyknú priznať. Avšak až príliš často sa BPM stretáva s určitým postojom. Je tam veľmi málo zmien.
Pokiaľ ide o vzdelávanie vášho tímu o definícii procesného manažmentu, váš prístup je dôležitejší ako to, ako túto definíciu formulujete. Opýtajte sa sami seba:
- Prečo chcem, aby môj tím poznal definíciu procesného riadenia?
- Aký úžitok bude mať tím z poznania definície?
- Aké sú moje očakávania od tímu po diskusii o BPM?
- Chcem nápady svojho tímu, alebo chcem, aby len vedel, čo je BPM vo všeobecnosti?
Ak len chcete, aby váš tím vedel, čo je BPM, potom váš prístup pravdepodobne nie je správny.
Členovia vášho tímu sú tí, ktorí každý deň pracujú so zavedenými procesmi a pravdepodobne už vedia, čo by sa dalo zlepšiť. Keď svojmu tímu predstavíte procesné riadenie, malo by to byť pre vás spôsob, ako otvoriť túto líniu komunikácie s vaším tímom.
Od tohto momentu by mali byť ochotní prísť za vami so svojimi nápadmi na zlepšenie procesov. Ich nápady treba vždy počúvať.
Definované modely riadenia obchodných procesov
Modelovanie riadenia obchodných procesov je akt reprezentácie procesov organizácie, aby ich bolo možné analyzovať, zlepšovať a potenciálne automatizovať.
Celá myšlienka modelov BPM je mať fyzickú reprezentáciu procesu usporiadanú spôsobom, ktorý dáva zmysel každému, kto sa na to pozerá, či už ide o inžinierov alebo zainteresovaných. Predstavte si to ako myšlienkovú mapu.
Príklady modelov procesného riadenia
Je len na vás, ako budete modelovať svoje obchodné procesy, no existuje niekoľko osvedčených modelov, ktoré vám pomôžu začať.
ms sám
Vývojové diagramy
Pravdepodobne najznámejšie modely, vývojové diagramy sú jednoduché a ľahko sa vyrábajú. Len pomocou rôznych tvarov spojených šípkami môžete ľahko demonštrovať, ako sa určité časti procesu vlievajú do iných.
Tieto vo všeobecnosti fungujú najlepšie pre jednoduché procesy alebo zjednodušenie zložitejších procesov.
Zápis modelovania obchodných procesov
Business Process Modeling Notion (BPMN) mapuje obchodné procesy pomocou grafickej notácie. Cieľom BPMN, ktorý vytvorila Object Management Group (OMG), je dosiahnuť, aby aj tie najzložitejšie obchodné procesy boli zrozumiteľné pre každého v tíme, od vývojárov softvéru až po obchodných analytikov.
V skutočnosti sa môžete naučiť, ako vytvoriť BPMN zadarmo Webová stránka OMG ak je toto model, s ktorým chcete ísť.
Ganttove diagramy
Ganttove diagramy vytvoril americký strojný inžinier Henry Gantt a existujú už viac ako 100 rokov. Tieto grafy sa najlepšie používajú pre procesy, ktoré sú citlivé na čas, pretože používajú pruhy na sledovanie termínov určitých úloh alebo projektov.
Ganttov diagram je sekvenčný a je veľmi ľahko pochopiteľný. Existuje dobrý dôvod, prečo sa dnes stále bežne používajú.
Diagramy toku údajov
Diagramy toku údajov (DFD) vám umožňujú vizualizovať toky údajov. DFD fungujú ako vývojové diagramy, ale vo všeobecnosti majú oveľa väčší kľúč, ktorý pomáha udržiavať rôzne tvary a farby jasné a usporiadané.
Pomáhajú vám, aby ste videli, ako toky údajov v rámci procesu a tiež medzi procesmi. Vo všeobecnosti sú lepšie pre váš tím a nie pre zainteresované strany, pretože môžu byť trochu spletité v závislosti od toho, koľko údajov je zastúpených.
čo je proces
Implementácia systému riadenia procesov
Implementácia systému riadenia procesov, dokonca aj pre jednotlivé procesy, nemusí byť komplikovaná. Postupujte podľa týchto krokov:
Jasne definujte ciele a zámery
To poskytne základ pre identifikáciu kritických procesov, ktoré je potrebné riadiť a zlepšovať. Zabezpečením súladu medzi systémom riadenia procesov a celkovou obchodnou stratégiou môžu organizácie uprednostniť svoje úsilie a robiť lepšie rozhodnutia týkajúce sa optimalizácie procesov.
Zmapujte existujúce procesy
To zahŕňa dokumentáciu krokov, vstupov, výstupov a zainteresovaných strán zapojených do každého procesu. Cvičenie mapovania procesov poskytuje vizuálnu reprezentáciu postupnosti činností a pomáha identifikovať potenciálne úzke miesta, neefektívnosť a nadbytočnosť v procesoch.
Identifikujte príležitosti na zlepšenie
To sa vykonáva hodnotením účinnosti, efektívnosti a výkonnosti každého procesu. Kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) možno definovať na meranie úspešnosti procesov a sledovanie pokroku smerom k cieľom zlepšovania.
Optimalizujte procesy
Zlepšenie procesu možno dosiahnuť rôznymi prístupmi, ako napríklad:
- Eliminácia zbytočných krokov
- Automatizácia manuálnych úloh
- Predefinovanie rolí a zodpovedností
- Implementácia osvedčených postupov z priemyselných noriem
Neustálym monitorovaním a analýzou procesov môžu organizácie identifikovať oblasti optimalizácie a implementovať zmeny na zvýšenie efektívnosti.
Výzvy s implementáciou nového systému riadenia procesov
Implementácia nového systému riadenia procesov môže priniesť spravodlivý podiel výziev. Tu sú niektoré z bežných prekážok, s ktorými sa môžu organizácie počas tohto procesu stretnúť:
Odolnosť voči zmene
Implementácia nového systému riadenia procesov si často vyžaduje zmenu myslenia a zmeny zavedených pracovných postupov. Odpor voči zmenám môže pochádzať od zamestnancov, ktorí sú zvyknutí na existujúce procesy a môžu váhať s osvojením si nových spôsobov práce.
Nedostatok buy-inu
Úspešná implementácia systému riadenia procesov závisí od podpory a prijatia od kľúčových zainteresovaných strán. Ak osoby s rozhodovacou právomocou a lídri úplne nerozumejú výhodám alebo nevidia hodnotu systému, môže byť náročné získať potrebnú podporu a zdroje.
vernosť auto investovať
Obmedzené zdroje
Implementácia nového systému si vyžaduje investície do technológie, školenia a zdrojov. Obmedzené rozpočty alebo obmedzené zdroje môžu predstavovať problémy z hľadiska obstarávania potrebných nástrojov a prideľovania správnych ľudí na riadenie procesu implementácie.
Správa údajov
Implementácia systému riadenia procesov často zahŕňa zhromažďovanie a analýzu veľkého množstva údajov. Efektívna správa a organizácia týchto údajov môže byť výzvou, najmä ak organizácie nemajú zavedené efektívne procesy správy údajov.
Integrácia s existujúcimi systémami
Organizácie už môžu mať zavedené systémy a nástroje a integrácia nového systému riadenia procesov s týmito existujúcimi systémami môže byť zložitá úloha. Zabezpečenie bezproblémovej integrácie a hladkého toku údajov medzi rôznymi systémami môže predstavovať výzvy.
Šablóny riadenia procesov
Pozrite si náš blogový príspevok o základných procesoch pre tímy ľudských zdrojov. Niekedy je lepšie implementovať BPM najskôr v tímoch ľudských zdrojov a tento príspevok obsahuje 60 bezplatných šablón, ktoré si môže váš tím vyskúšať.
Ak sa ťažko rozhodujete, ktorý z nich vyskúšať ako prvý, odporúčam tento:
Zobraziť pracovný postup Nová šablóna procesu registrácie zamestnancov Kliknite sem, ak chcete pridať tento pracovný postup do svojho bezplatný účet Process Street .Ako optimalizovať systém riadenia procesov
Optimalizácia vášho systému riadenia procesov je o vytvorení systému neustáleho zlepšovania.
Neustále zlepšovanie znamená nikdy sa neusadiť. Neexistuje žiadne Toto funguje skvele, nechajme to tak, ale skôr postoj: Toto funguje skvele, ale existuje spôsob, ako to urobiť ešte lepším?
Máme celý blogový príspevok plný rád, ako používať neustále zlepšovanie s cieľom optimalizovať procesy ak sa chcete dozvedieť viac.
