Čo je to pracovný postup? Sprievodca riadením pracovného toku pre začiatočníkov

Ak sa pozriete na titulnú stránku Google, čo je pracovný postup, prvým výsledkom je doslova definícia slovníka.

Postupnosť priemyselných, administratívnych alebo iných procesov, ktorými kus práce prechádza od začatia po dokončenie.

Potom máte definíciu Kissflow, ktorá už nie je jasnejšia:

Postupnosť úloh, ktoré spracúvajú údaje špecifickou cestou od spustenia po dokončenie.

A potom je tu, no, táto stránka. A ako definujeme pracovný postup?

ako získať staré výplatné pásky

Pracovný postup je spôsob, akým vykonávate prácu.

Teraz sa niekam dostávame.

Čo je to pracovný postup?

Pracovné postupy sú sériou krokov, ktoré je potrebné dokončiť v procese.

Predstavte si to doslova ako prácu, ktorá plynie z jednej fázy do druhej, či už prostredníctvom kolegu, nástroja alebo iného procesu. Úplný pracovný postup môžete vykonať sami (napríklad písanie, úprava a publikovanie blogového príspevku), alebo môže zahŕňať viacerých ľudí (napríklad fakturáciu klientovi).

Prečo sú pracovné postupy dôležité?

Pre podniky môžu byť pracovné postupy mimoriadne komplikované.

Zamyslite sa nad procesom prijímania zamestnancov. Na správne dokončenie tohto procesu sa musí koordinovať niekoľko rôznych oddelení. Okrem straty vášho nového talentu môže zlá integrácia viesť aj k vážnym problémom s dodržiavaním predpisov.

Práve na tejto úrovni je potrebné ich správne monitorovať, spravovať a optimalizovať, aby boli čo najefektívnejšie.

Aký je rozdiel medzi pracovnými postupmi a procesmi?

Pracovný tok a proces často sa používajú zameniteľne. Vzhľadom na to, že často prichádzajú ako zladená súprava, je to pochopiteľné.

Vyššie uvedený obrázok uvádza hlavné rozdiely medzi pracovnými postupmi a procesmi, ale hlavným bodom je:

A proces je metóda používaná na hrať sekvencia činnosti .

A pracovný tok je a nástroj zvyknutý uľahčiť túto metódu .

Ak sa vrátime k príkladu nástupu zamestnanca, tento proces pozostáva zo všetkých rôznych krokov, ktoré je potrebné vykonať, ako napríklad:

• Papierovanie vyplnené
• Nastavenie pracovnej stanice
• Školenie

Pracovný postup mapuje tieto kroky v jasnej štruktúre, takže je ľahké si predstaviť, čo je potrebné urobiť v diagrame alebo kontrolnom zozname.

Najlepšie postupy pracovného toku

Ak chcete vytvoriť efektívny pracovný postup, musíte odpovedať na tri dôležité otázky:

• Aké konkrétne úlohy je potrebné vykonať?
• Kto je zodpovedný za jednotlivé úlohy?
• Koľko času zaberie každá úloha?

Odpovedaním na tieto otázky a štruktúrovaním odpovedí do grafu alebo procesu získate pracovný postup.

Meraním práce, ktorú je potrebné vykonať, môžete riadiť, ako optimálne je vykonaná. V opačnom prípade nemáte potuchy, čo sa deje alebo kde je prekážka v činnosti vášho tímu.

Fázy pracovného postupu

Vytvorenie pracovného postupu pozostáva z 5 fáz:

1. Identifikujte úlohy, ktoré je potrebné vykonať
2. Zistite, kto je zodpovedný za tieto úlohy
3. Usporiadajte úlohy do postupnosti
4. Otestujte pracovný postup
5. Skontrolujte a zopakujte

Pokiaľ ide o udržiavanie vašich pracovných postupov, je nevyhnutné neustále sa zlepšovať. Vykonaním týchto malých vylepšení zaistíte, že váš pracovný postup bude zahŕňať len tie najnutnejšie a najaktuálnejšie úlohy – a nebudete musieť tráviť čas rozsiahlou generálnou opravou.

3 základné komponenty pracovného postupu

Zatiaľ čo počet úloh v každom pracovnom postupe sa môže meniť od 8 do 80, každý pracovný postup sa skladá z 3 základných komponentov:

Spúšťač:Udalosť, ktorá začína pracovný tok. Môže to byť akcia, rozhodnutie, konkrétny čas alebo reakcia na niečo.Séria úloh/práce:To zahŕňa všetky úlohy, ľudí a výstupy zahrnuté do pracovného postupu.Výsledky:Čo vytvára pracovný postup. Výsledkom môže byť niečo hmatateľné, ako je nákup služby, alebo abstraktnejšie, ako napríklad prístup k určitým informáciám.

Séria úloh zaberie väčšinu pracovného toku, no rovnako dôležité sú spustenie aj výsledky. Ak neviete, kde by mal váš proces začať a skončiť, váš pracovný postup bude celkom zbytočný.

Typy pracovných postupov

Pretože je vždy najlepšie robiť veci v troch, existujú tri hlavné typy pracovných postupov, s ktorými sa stretnete:

• Pracovné postupy projektu
• Jednoduché pracovné postupy
• Podmienený pracovný postup procesu

Analyzovať presný rozdiel medzi týmito typmi môže byť niekedy zložité, ale ako pri všetkom, musíte sa uistiť, že na danú prácu používate správny nástroj.

Pracovné postupy projektu sú najjednoduchšie typy. Vo všeobecnosti sú to jednorazové pracovné postupy navrhnuté tak, aby udržali projekt na správnej ceste, aby boli výstupy včas, zodpovednosť bola jasná a váš tím nezaznamenal žiadne prekážky.

Možno budete môcť znova použiť časti pracovného postupu projektu. Napríklad tím pre obsah vytvorí viacero častí obsahu.

Každý z nich je malý projekt. V závislosti od rôznych faktorov nie sú presné kroky vždy rovnaké. Od celkového procesu je Pracovný postup vytvárania obsahu však môžeme znova použiť na veci, ako sú prieskumy, recenzie a žiadosti o obrázky.

Ďalej máte jednoduchý pracovný postup . Tento typ pracovného postupu pokrýva všetky vaše predvídateľné a opakovateľné úlohy. Zaslanie faktúry alebo schválenie voľna sú jednoduché pracovné postupy.

Bez ohľadu na to: Nič sa nemení. Pracovný postup prebieha presne v rovnakých časoch a presne rovnakým spôsobom pri každom spustení pracovného postupu.

Jednoduché.

Nakoniec je tu podmienený pracovný tok procesu . Tieto pracovné postupy používajú formu Ak potom logiku štruktúrovať proces.

Je to román pracovných postupov Vyberte si svoje vlastné dobrodružstvo: Ak chcete preskúmať žalár, prejdite na úlohu 13. Ak chcete preskúmať mesto, preskočte na úlohu 22.

V Process Street to označujeme ako podmienenú logiku, ktorá vytvára vetviace cesty v rámci rovnakého pracovného postupu. Je to skvelé, pretože to znamená, že na veci ako onboarding alebo pomocné lístky potrebujete iba jeden pracovný postup pre viacero situácií.

Pracovný postup registrácie klienta mzdových procesorov je dokonalým príkladom toho, čo presne dokáže podmienená logika:

Ako spracovatelia miezd používajú podmienenú logiku Process Street na registráciu klienta

Optimalizácia pracovného toku

Prednedávnom som na LinkedIn narazil na príspevok, ktorý hovoril o obchodných buzzwordoch a žargóne. Tieto módne slová sú rozdelené do dvoch typov:

• Príliš vágne na to, aby sa dali opísať iným spôsobom (myslite na dynamiku a jej kohorty)
• Také zrejmé, že ich nebolo potrebné hovoriť (inovatívne, zamerané na zákazníka atď.)

Optimalizácia je trochu ako tie módne slová. Všetci vieme, čo v slovníku znamená optimalizovať. Všetci vieme, že je to dobrá vec. Veci sú vždy lepšie, keď sú optimalizované.

Čo však znamená optimalizácia vo vzťahu k pracovnému postupu? Čo je optimalizovaný pracovný postup a ako ho získate?

Neustále zlepšovanie

Vytvorenie pracovného toku je len prvým krokom. Bez náležitej pozornosti môžu pracovné postupy ľahko uviaznuť v dôsledku neefektívnosti a nadbytočných úloh.

Tu prichádza na rad neustále zlepšovanie. Pravidelnou kontrolou svojich pracovných postupov sa môžete uistiť, že zostanú aktuálne a vyhovujú vašim potrebám. Potom sa môžete rozhodnúť, či potrebujete vykonať prírastkové alebo prelomové zmeny vo svojich procesoch a v tom, ako fungujú vaše pracovné postupy.

Postupné zmeny sú v podstate také, ako znejú: Malé vylepšenia a vylepšenia, ktoré vykonáte, keď na ne narazíte.

Prelomové zmeny sú veľké zmeny, ktoré sa zvyčajne uskutočňujú skupinovou kontrolou a rozhodovacím procesom. Aj keď sa vám môže zdať, že robíte prírastkové zmeny pomerne často, ak zistíte, že robíte väčšinou prelomové zmeny, musíte prehodnotiť svoj pracovný postup (a možno aj proces).

Six Sigma, DMAIC, lean a kaizen sú skutočne užitočné nástroje na implementáciu neustálych vylepšení.

Automatizácia pracovného toku

Automatizácia je raison d’être pracovného toku.

Pracovné postupy berú všetky tie divoké, intuitívne procesy a vnášajú do nich poriadok. To však neznamená, že automatizácia je zabudovaná do pracovného toku – dokonca ani to, že každý pracovný tok potrebuje automatizáciu.

Ešte zmätený?.

Automatizácia pracovného toku identifikuje, ktoré časti procesu možno vykonať bez veľkého – alebo akéhokoľvek – ľudského zásahu.

Niektoré príklady vecí, ktoré môžete automatizovať, sú:

• Odoslanie štandardizovaného uvítacieho e-mailu
• Prenos údajov do tabuľky
• Pridanie udalosti do kalendára
• Spracovanie platby

Všetko sú to opakujúce sa úlohy, ktoré môžu samy osebe trvať len pár minút, no tieto minúty sa sčítavajú.

Navyše, tým väčšia je pravdepodobnosť ľudskej chyby. Premýšľajte o tom: Máte pred sebou hodiny zadávania údajov. Celý deň som tam len tak sedel a dával čísla do stĺpcov, pričom najväčšie vzrušenie bolo, keď sa v to ráno objavil Tony so šiškami.

Začínate s dobrými úmyslami, ale v akom bode prejdete na autopilota? V akom bode omylom narazíte na nulu navyše a nakoniec klientovi zaúčtujete 5 000 USD namiesto 500 USD? Alebo naopak? Obaja sú zlí.

Preto automatizujete.

Keď zistíte, ktoré úlohy sa majú automatizovať, implementácia je celkom jednoduchá. So softvérom, ako je Zapier, môžete nastaviť integrácie na prepojenie spúšťača v jednej aplikácii s výsledkom v inej.

Údaje zadáte raz. Posiela sa na všetky miesta, kde má byť. Máte úplnú presnosť vo všetkých kanáloch a stojí vás to len čas potrebný na kliknutie na tlačidlo.

Výhody pracovného postupu

Pracovné postupy znižujú odpad. Premrhaný čas, premárnené úsilie, premárnené zdroje.

Keď si zmapujete svoje procesy, budete môcť identifikovať, kde máte úzke miesta a nadbytočné úlohy. Keď viete, kde sú, môžete ich odstrániť. Potom sa vy a váš tím môžete sústrediť na potrebné úlohy.

Pracovné postupy sú tiež skvelé pre komunikáciu, zodpovednosť a transparentnosť. Z pracovného postupu by malo byť jasné, kto je zodpovedný za čo a kedy by sa mal výstup dokončiť. Nemusíte mikromanažovať svoj tím. Váš tím nemusí byť mikromanažovaný. Všetci sú šťastnejší.

Keďže každý aspekt procesu je zdokumentovaný v pracovnom postupe, každý v tíme má informácie, ktoré potrebuje, keď ich potrebuje. Obmedzenie nesprávnej komunikácie zvyšuje produktivitu – a váš tím bude oveľa menej frustrovaný svojimi úlohami a navzájom.

Výzvy pracovného postupu

Pracovné postupy si vyžadujú neustálu pozornosť. Nemôžete si ho jednoducho postaviť a očakávať, že bude perfektne fungovať navždy. Musíte to udržiavať.

Údržba pracovného toku môže byť časovo náročná a komplikovaná – najmä ak ste nepraktizovali svoje zásady neustáleho zlepšovania.

Nevykonávanie pravidelnej údržby však spôsobuje vážne problémy:

• Nepresné odhady času/nákladov
• Chyby v nesprávnej komunikácii
• Preskakovanie alebo zabudnutie dôležitých krokov
• Schválenia sa uplatňujú bez testovania – alebo sa neuplatňujú v prípade potreby
• Nákladné prekážky

Predstavte si pracovný postup ako auto. Autá sú skutočne užitočné a efektívne. Šoférovaním môžete zvyčajne stihnúť viac za kratší čas ako chôdzou.

bezplatný microsoft word

Navyše nemusíte nosiť všetko.

Ale autá potrebujú kontroly. Niektoré sú malé – nové pneumatiky, výmena oleja, emisné testy a pod. Niekedy musíte investovať trochu viac – napríklad nový štartér alebo remeň ventilátora. Samotné tieto veci nie sú veľkým problémom.

Ak ste niekedy vydržali príliš dlho bez výmeny oleja, presne viete, aká dôležitá môže byť pravidelná údržba.

Softvérové ​​nástroje a predajcovia pracovného toku

Ak používate pracovný postup Google (čo ste, samozrejme, urobili), presne uvidíte, koľko typov softvéru pracovných postupov existuje. Keď práve začínate s pracovnými postupmi – čo ste – je ťažké určiť, ktorý z nich ponúka presne to, čo potrebujete za najlepšiu hodnotu.

Tu je niekoľko našich obľúbených nástrojov na vytváranie pracovných postupov:

Vzduchotesný takto zostaneme organizovaní. s Vzduchotesný môžete nastaviť personalizované zobrazenia, vlastné kanbanové nástenky a automatizovať všetko od vytvorenia záznamu až po odoslanie e-mailu.

pozerám sa je dokonalým nástrojom na načrtnutie vášho pracovného postupu. pozerám sa funguje ako tabuľa pre spoluprácu, na ktorej môže celý váš tím – či už na diaľku alebo osobne – spolupracovať na vytvorení veci, ktorú potrebujete postaviť.

Slack je univerzálnym centrom na odosielanie správ pre takmer každý tím. A prečo nie? Slack integruje sa takmer so všetkými aplikáciami, s ktorými pracujete. Môžete skákať do zhlukov, nahrávať videá a zdieľať súbory s každým vo vašom tíme – alebo len s jedným. A sú tu GIFy. Kto by nemal rád dobrý GIF?

Procesná ulica. Vedeli ste, že to príde, však? Pracovné postupy Process Street sú ústredným jadrom všetkého, čo robíme. Požiadavky PTO, onboarding, help desk, vytvorenie tejto stránky... Všetko prebieha pomocou pracovného postupu. A – buď cez Zapier, alebo naše automatizácie prvej strany – všetky tieto pracovné postupy možno prepojiť so Slack, Airtable a zvyškom nášho softvérového balíka.

Ako vyzerá pracovný postup?

Toto je náčrt procesu:

Konkrétne ide o náčrt nášho procesu tvorby obsahu. Pracovný postup pre tento proces má mnoho, oveľa viac krokov, rôzne podmienené cesty a veľa automatizácie.

Ale tu sa to začalo. Osem krokov, ktorými sa dostanete od začiatku zadania k publikácii.

Ak by ste požiadali niekoho z obsahového tímu, aby opísal tento proces, stavím sa, že by to nebolo také stručné alebo také konkrétne. Niektoré kroky by boli rozpracované, niektoré by sa preskočili a samotný popis by bol pravdepodobne dosť nelineárny.

Presne tak fungujú ľudské mozgy. Preto je dôležité načrtnúť svoj proces predtým, ako vytvoríte pracovný postup.

Teraz sa každý z týchto ôsmich krokov stáva časťou v rámci pracovného postupu. Potom každý krok rozdelíme na jednotlivé úlohy.

Napríklad v prvom kroku Writer dostane zadanie, úlohy pracovného toku vyzerajú asi takto:

1. Téma je vybratá (vysielaný záznam vygenerovaný cez Slack)
2. Nastavený dátum splatnosti (pridaný do kalendára prostredníctvom pracovného postupu Process Street)
3. Nastavený dátum zverejnenia (pridaný do kalendára prostredníctvom pracovného postupu)
4. Editor je priradený (záznam Airtable aktualizovaný prostredníctvom pracovného postupu)
5. Je pridelený dizajnérsky tím (záznam Airtable vygenerovaný cez Airtable)
6. Spisovateľ dostane úlohu (oznámenie prijaté cez Slack and Process Street)

Týchto šesť úloh je rozdelené do jednej akcie. To zjednodušuje proces a zaisťuje, že nič nezostane vynechané. Bez týchto automatizácií by bolo veľmi jednoduché náhodne nastaviť dátum splatnosti, ale nie dátum zverejnenia.

Ak by boli tieto dátumy manuálne zadané pre každého, každý člen tímu by mohol skončiť s rôznymi dátumami splatnosti – čo by mohlo spôsobiť veľké prekážky.

Ako vyťažiť maximum zo svojich pracovných postupov

Pamätajte, že pracovný postup je nástroj. Je to užitočný a všestranný nástroj, ale nedokáže všetko.

Pri vytváraní pracovného postupu musíte jasne pochopiť proces, na ktorom pracujete, a výsledok, ktorý chcete dosiahnuť. Identifikujte, ktoré úlohy možno automatizovať a ktoré si vyžadujú praktickejší prístup.

Hlavne na tom ďalej pracuj. Dobrý pracovný postup sa neustále mení, pretože váš proces – a vaše potreby – sa budú neustále meniť. Ak sa niečo vo vašom pracovnom postupe stalo nadbytočným alebo irelevantným, zbavte sa toho. Ak do procesu pridáte nový krok, nezabudnite ho pridať aj do svojho pracovného postupu.

Dobrý pracovný postup by mal prácu uľahčiť, nie skomplikovať.